Contrôles de sécurité

Quatre entrées sous Configurations ressemblent à des réglages de sécurité. Une seule protège quelque chose.

Entrée de menu	État
Codes PIN gérant	fonctionne, et vaut la peine d’être mis en place
Regles de liste blanche IP	enregistre des règles, n’applique rien
Signatures de documents	fonctionne
Series de numeros	vous renvoie aux Paramètres — la numérotation se trouve là-bas

Codes PIN gérant

Où

Configurations → Codes PIN gérant

Forfait

Croissance et plus

Permission

Administration → Manager Pin

Un code PIN gérant est un court code numérique qui permet à une personne nommée d’autoriser quelque chose qu’un caissier n’a pas le droit de faire seul.

Comment donner un PIN à quelqu’un

1. Allez dans Configurations → Codes PIN gérant.
2. Cliquez sur Nouveau PIN.
3. Choisissez l’Utilisateur. Cela ne peut pas être modifié ensuite — pour transférer un PIN à quelqu’un d’autre, supprimez-le et créez-en un nouveau.
4. Saisissez un Code PIN numérique.
5. Laissez Activé sur Oui et enregistrez.

Un PIN par personne. Pour changer le PIN de quelqu’un, modifiez sa ligne et saisissez-en un nouveau — le laisser vide conserve le PIN existant.

Où un PIN est réellement demandé

Trois endroits, et seulement trois :

• Supprimer une ligne sur une caisse en libre-service ou une borne — « La suppression d’un article nécessite l’accord d’un responsable. »
• Appliquer une remise sur une caisse en libre-service ou une borne — « L’application d’une remise nécessite l’accord d’un responsable. »
• Clôturer une caisse dont l’écart d’espèces dépasse votre tolérance.

Un PIN ne connecte personne, n’ouvre aucun menu, et n’est demandé ni pour les remboursements, ni pour les annulations, ni pour les changements de prix sur une caisse ordinaire.

Sur une vente normale, un PIN n’est demandé que si vous fixez un seuil

Les remises manuelles sur l’écran de vente standard peuvent aussi exiger un PIN, mais le montant qui le déclenche vient d’un paramètre. Si aucun seuil n’a été fixé, la limite est zéro — donc toute remise manuelle, de n’importe quel montant, demandera un PIN. Fixez le seuil avant d’activer cela.

Les remises automatiques et les coupons ne le déclenchent jamais.

Le champ PIN à la clôture de caisse n’apparaît qu’après un premier refus

Clôturez la caisse avec un écart hors tolérance et la première tentative est rejetée. Ce n’est qu’ensuite que le champ Code responsable apparaît. C’est voulu, mais cela ressemble à un défaut.

Quatre limites à anticiper

Donnez à chaque responsable un PIN différent, et faites-le long

Il n’y a aucune longueur minimale — un seul chiffre est accepté — et rien ne vérifie que deux personnes ne choisissent pas le même PIN. Si elles le font, l’autorisation est silencieusement enregistrée au nom du PIN créé en premier. C’est le nom du mauvais responsable qui se retrouve sur l’enregistrement.

Il n’y a aucune limite aux tentatives à la caisse

L’écran d’administration comporte les colonnes Tentatives échouées et Verrouillé jusqu’au, et un PIN se verrouille bien 15 minutes après cinq échecs — mais seulement sur un chemin que l’application n’emprunte presque jamais. Sur la borne et à la clôture de caisse, un PIN erroné n’est pas compté du tout.

En pratique ces deux colonnes restent à 0 et « — » quel que soit le nombre de tentatives, et rien n’empêche quelqu’un d’essayer des codes sur une borne face au client. Utilisez un PIN plus long que vous ne le feriez autrement.

N’importe quel PIN fonctionne dans n’importe quelle succursale. Les PIN ne sont pas liés à une boutique, donc le code d’un responsable autorise des dérogations partout dans l’activité.

Si le rôle du caissier n’a pas la permission code PIN gérant, la vérification échoue de façon trompeuse

La permission est vérifiée sur le caissier connecté, pas sur le responsable qui saisit le code. Sans elle, la borne affiche « Impossible de vérifier le code PIN. Vérifiez votre connexion et réessayez. » — en pointant internet du doigt alors que le vrai problème est le rôle.

Gardez à l’esprit qu’accorder cette permission dévoile aussi tout l’écran Codes PIN gérant.

Les PIN eux-mêmes sont stockés brouillés et ne sont plus jamais affichés après que vous les avez définis.

Regles de liste blanche IP

Où

Configurations → Regles de liste blanche IP

Forfait

Croissance et plus

Permission

Administration → Ip Whitelist

Cet écran ne restreint l’accès à rien

Vous pouvez ajouter des règles, et elles s’enregistrent. Rien nulle part ne les vérifie. La connexion n’est pas restreinte, et rien d’autre ne l’est non plus — il n’existe aucun code dans SaleSprint qui compare l’adresse d’un visiteur à ces règles.

La formulation de l’écran aggrave les choses : supprimer une règle avertit « Cette règle n’autorisera plus l’accès depuis sa plage. », ce qui laisse entendre une application qui n’a jamais existé.

Ne comptez pas là-dessus comme contrôle de sécurité. La seule consolation est que vous ne pouvez pas vous verrouiller vous-même.

Si vous ajoutez quand même des règles, par anticipation : le formulaire prend un CIDR / Plage IP, une Description facultative et un commutateur Activé. Rien ne valide l’adresse, donc saisir my office wifi s’enregistre sans problème.

Les règles appartiennent à la succursale que vous aviez sélectionnée

Il n’y a pas de champ succursale sur le formulaire — une nouvelle règle prend silencieusement la société et l’emplacement du sélecteur de portée de la barre supérieure, et la liste est filtrée de la même façon. Les règles semblent donc disparaître quand vous changez de succursale, et rien à l’écran ne vous dit à quelle succursale appartient une règle.

Signatures de documents

Où

Configurations → Signatures de documents

Forfait

Croissance et plus

Permission

Organization → Document Setup

Un registre de qui a signé quel document et quand. C’est un journal que vous tenez, pas un outil de signature.

1. Allez dans Configurations → Signatures de documents et cliquez sur Nouveau.
2. Choisissez le Type de document — vente, bon de commande, ajustement de stock, écriture de journal, etc.
3. Collez l’ID du document. Voir l’avertissement plus bas.
4. Saisissez le Nom du signataire et le Rôle du signataire.
5. Renseignez la Société et l’Emplacement s’ils ne sont pas déjà remplis.
6. Enregistrez. Vous obtenez « Signature capturée pour … ».

Les entrées ne peuvent pas être modifiées — seulement ajoutées et supprimées.

Aucune signature n’est réellement capturée

Malgré le nom, rien n’est dessiné, téléversé ni scanné. Le formulaire n’a aucune zone de signature. Ce que vous enregistrez est du texte saisi : cette personne, dans ce rôle, a signé ce document.

Cela n’apparaît jamais sur un document imprimé ou envoyé par e-mail

Rien dans l’impression des reçus ou des documents ne lit ce registre. Une signature capturée est visible sur cet unique écran et nulle part ailleurs.

Les lignes de signature d’un reçu imprimé — Recu par et Autorisé par — restent des lignes vides à signer à la main. Cette fonctionnalité ne les remplit pas.

Vous devez coller la référence interne du document à la main

Il n’y a aucun bouton Signer sur aucun document, et aucun sélecteur ici. Vous devez trouver l’identifiant interne du document et le coller dans ID du document.

Rien ne le vérifie. Une référence qui ne pointe sur rien, ou sur un document d’un autre type, est acceptée sans broncher.

Deux permissions différentes protègent cet écran

Le menu le montre à quiconque détient la permission document-setup, mais le serveur vérifie une permission approval-setup à la place. Quelqu’un qui détient la première et pas la seconde voit l’entrée de menu puis se fait refuser.

Celui qui gère vos rôles devrait accorder les deux ensemble.

La liste affiche Type de document, ID du document, Nom du signataire, Rôle du signataire et Signé le, avec une recherche sur les trois premiers. Il n’y a pas de filtres, et Exporter ne produit aucun fichier.

Numérotation des documents

Series de numeros n’est pas un écran que vous remplissez. L’ouvrir explique où se trouve réellement la numérotation : « La numérotation des documents se configure dans les Paramètres, sous les préférences de documents de votre entreprise. »

Chaque numéro de document généré par SaleSprint ressemble à PREFIX-YYYYMMDD-HHMMSS-NNNNNN — un préfixe, la date et l’heure auxquelles le document a été numéroté, et six derniers chiffres qui distinguent deux documents numérotés dans la même seconde. Le numéro indique quand, et non combien : c’est ce qui permet à une caisse de numéroter un document hors ligne sans risque de conflit avec une autre succursale.

Changer un préfixe

1. Allez dans Paramètres → Entreprise → Paramètres de l’espace de travail.
2. Saisissez numbering dans Rechercher un paramètre.
3. Trouvez le document voulu — il y a une entrée par type de document, par exemple Numbering → Devis ou Numbering → Demande d’achat.
4. Activez Remplacer et saisissez votre préfixe, par exemple QT à la place de QUO.

Les préfixes sont définis par société, donc deux sociétés du même espace de travail peuvent numéroter différemment.

Changer un préfixe ne renumérote rien

Les documents existants gardent les numéros qui leur ont été donnés. Seuls les documents créés ensuite utilisent le nouveau préfixe.

Supprimer un document peut permettre au suivant de réutiliser son numéro

Certains compteurs fonctionnent en comptant les documents qui existent plutôt qu’en réservant le numéro suivant. Supprimez-en un et le document suivant peut reprendre ce numéro.

Annulez plutôt que de supprimer tout ce qui a été émis.

Qui peut voir ces écrans

Les quatre demandent le forfait Croissance et leur propre permission.

Sans la permission l’entrée de menu est masquée — mais un lien enregistré ouvre quand même l’écran, qui échoue simplement au chargement. En dessous de Croissance, un lien enregistré vous renvoie à l’Accueil sans explication.

À lire aussi

• Rôles et permissions
• Point de vente
• Banque et espèces — clôturer une caisse