Vendre à la caisse

C’est l’écran sur lequel vous passerez l’essentiel de votre journée. Il gère le cas ordinaire — client, articles, paiement, reçu — et quelques cas moins ordinaires avec les mêmes commandes.

Où

Transactions de vente → Ajouter une vente instantanée

Forfait

Tous les forfaits

Permission

Sales → Sale

Avant de commencer

Choisissez un emplacement. La caisse ne s’ouvre pas tant qu’un emplacement n’est pas choisi dans la barre supérieure, et vous ne pouvez pas vendre depuis un entrepôt — seulement depuis une boutique. Voir Comptes, entreprises et emplacements.

Ouvrez votre service, si votre commerce l’exige. Selon le paramètre Shift → Require an open shift, la vente peut être entièrement bloquée, bloquée seulement pour les espèces, ou pas exigée du tout. Si vous choisissez un règlement en espèces sans service ouvert, l’écran vous y invite.

Comment ouvrir votre service

Si votre commerce utilise les services, un bandeau se trouve au-dessus de la caisse.

1. Cliquez sur Ouvrir le service sur le bandeau — ou sur la carte de verrouillage si la vente est bloquée.
2. Comptez vos espèces et saisissez le montant dans Fonds de caisse.
3. Si on vous le demande, nommez la caisse dans Nom de la caisse — par exemple Comptoir 2.
4. Ajoutez des Notes si nécessaire, et cliquez sur Ouvrir le service.

Le bandeau affiche maintenant Service ouvert et vos Espèces attendues, qui se mettent à jour au fil des ventes.

Comment clôturer votre service

1. Cliquez sur le bouton ⋮ du bandeau de service et choisissez Clôturer le service.
2. La boîte de dialogue liste votre Fonds de caisse, vos Ventes au comptant, vos Remboursements en espèces, vos Entrées d’espèces et vos Sorties d’espèces, puis les Espèces attendues.
3. Comptez le tiroir et saisissez le chiffre dans Espèces comptées.
4. Déclarez ce que vous avez encaissé sur chaque autre moyen de paiement.
5. S’il y a un écart, expliquez-le dans Motif de l’écart.
6. Cliquez sur Clôturer le service. Votre Rapport Z s’affiche.

Votre commerce peut masquer le montant attendu

Si la clôture à l’aveugle est activée, Espèces attendues affiche « Masqué jusqu’au comptage » tant que vous n’avez pas saisi votre comptage. C’est délibéré — cela évite que le comptage soit influencé par le chiffre. Un superviseur le voit quand même.

Le même menu ⋮ contient Suspendre le service (pause), Rapport X, Sans vente (ouverture du tiroir), Versement, Décaissement et Dépôt au coffre.

Comment encaisser une vente

1. Allez dans Transactions de vente → Ajouter une vente instantanée.
2. Ajoutez les articles. Cherchez dans Rechercher des produits, touchez une vignette de produit, ou scannez le code-barres. Un scan fonctionne où que vous soyez sur l’écran — vous n’avez pas à cliquer d’abord dans une zone de saisie.
3. Réglez la quantité avec les boutons − et +, ou tapez par-dessus le nombre.
4. Pour retirer une ligne, cliquez sur l’icône corbeille au bout de la ligne.
5. Choisissez le Client s’il y en a un. Sinon laissez Client de passage et, si vous le souhaitez, saisissez son nom dans la zone du nom de passage.
6. Encaissez sous Paiements : choisissez une Méthode et saisissez le Montant.
7. Cliquez sur Finaliser.

L’écran se vide de lui-même, prêt pour le client suivant. Il ne change pas de page.

Des invites peuvent vous interrompre

Selon le produit, l’ajouter peut vous demander de confirmer l’âge du client, de Choisir une variante, de Choisir le prix, de Choisir un lot ou de Choisir un numéro de série. Annuler l’étape de la variante abandonne l’article.

Comment créer un nouveau client à la caisse

1. Cliquez sur le bouton + à côté de la zone Client.
2. Dans Ajouter un client, saisissez le Nom du client — le seul champ obligatoire — plus le Téléphone et l’E-mail si vous les avez.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Le nouveau client est rattaché à la vente aussitôt.

Celle-ci a besoin d’une connexion

L’ajout d’un client va directement au serveur, sans file d’attente hors ligne. Sans connexion, il échoue tout simplement. Vendre à un client de passage fonctionne toujours.

Comment appliquer un coupon

La zone du coupon n’est pas sur l’écran principal de la caisse.

1. Cliquez sur le bouton Plus d’options — l’icône de curseurs au bout de la ligne d’en-tête.
2. Sous Promo et récompenses, saisissez le code dans Code promo.
3. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur Appliquer.
4. Vous verrez soit Coupon appliqué − 12.00 en vert, soit la raison du refus.
5. Cliquez sur Terminé.

Pour le retirer, le bouton devient Retirer.

Les façons d’ajouter un article

Comment	Où
Recherche avec suggestions	Toutes les dispositions
Vignettes de produits avec images	Dispositions Simple et Kiosk
Scan de code-barres — caméra, ou douchette branchée	Toutes les dispositions
Liste de cadeaux	Le bouton de la liste, avec le lien de partage du client

Un scan est rapproché d’abord du code-barres, puis du code article exact, puis d’une correspondance de nom unique. Si rien ne correspond, vous obtenez un message « introuvable » et rien n’est ajouté.

Certains articles vous demandent quelque chose avant d’entrer dans le panier :

• Les articles soumis à une limite d’âge affichent une confirmation que vous devez accepter. C’est votre attestation que vous avez vérifié — le système ne connaît pas la date de naissance du client et ne peut pas vérifier à votre place.
• Les articles à variantes ouvrent un sélecteur. Annulez-le et rien n’est ajouté.
• Les articles à plusieurs prix — packs, ou paliers de prix — ouvrent un sélecteur de prix.
• Les articles suivis par lot ou par numéro de série demandent lequel, après l’ajout de la ligne. Vous pouvez le renseigner plus tard avec le lien Sélectionner variante / lot / série sur la ligne. Choisir un numéro de série fixe la quantité à un.

Ce que vous pouvez changer sur une ligne

La quantité est toujours modifiable. Le prix unitaire n’est modifiable que dans la disposition Classique — dans toutes les autres, le prix est affiché mais en lecture seule, ce qui surprend les personnes qui passent d’une disposition à l’autre.

La taxe n’est jamais modifiable. Elle est calculée à partir de votre paramétrage de taxe et ne peut pas être saisie à la main. Si l’article ou le client est exonéré, la ligne n’est simplement pas taxée.

Il n’y a pas de notes par ligne.

Les remises

Deux choses différentes partagent le mot « remise ».

Les remises automatiques et les coupons sont calculés par le serveur, pas par la caisse. Vous saisissez un code promo et l’écran vous dit s’il a été accepté et, sinon, pourquoi il a été refusé. Les lignes portent un badge indiquant si une remise vient d’une règle (Auto) ou d’un coupon.

Les remises que vous saisissez vous-même sont le champ de remise par ligne, et dans certaines dispositions une remise unique appliquée à tout le panier. Ce champ n’apparaît que si votre forfait inclut les remises en ligne et si le paramètre Pos → Allow Inline Discount est activé — sinon il est soit verrouillé avec une invitation à changer de forfait, soit absent.

Quand un responsable doit approuver

Si Sale → Require Manager For Override est activé, démarquer un prix ou remiser une ligne au-delà du seuil arrête la vente jusqu’à ce qu’un responsable saisisse son code PIN. Le PIN est saisi, pas choisi dans une liste de noms — de sorte qu’un client qui regarde l’écran ne voit jamais qui sont vos responsables.

Les remises automatiques et les coupons ne déclenchent jamais cela. Seules les remises que vous avez saisies le font.

Le client

Un client est facultatif pour une vente au comptant ordinaire. Vous devez en nommer un pour une vente à crédit, une mise de côté ou une vente à retrait ultérieur.

Le + à côté de la zone client en ajoute un sur-le-champ — un nom suffit — et le rattache à la vente.

Si le client est marqué exonéré de taxe sur sa fiche, toute la vente devient détaxée et un badge le signale.

Une fois un client rattaché, un badge de fidélité apparaît, indiquant ce que cette vente va rapporter, son solde courant et son niveau.

Encaisser

Ajoutez autant de lignes de paiement que nécessaire ; elles peuvent utiliser des méthodes différentes. Si le client remet plus d’espèces que le total, l’écran affiche la monnaie à rendre.

• Les cartes cadeaux et les bons exigent la saisie de leur code. Le serveur le vérifie.
• Les points de fidélité se convertissent en argent au taux renvoyé par le serveur. Disponibles seulement une fois un client rattaché.
• Payer en ligne débite le client par carte ou mobile money via votre prestataire de paiement, puis attend que le paiement aboutisse avant de l’ajouter à la vente.
• Le pavé d’espèces rapide propose le total exact et les coupures arrondies au-dessus, plus des boutons Espèces, Carte et Mobile Money en un seul geste qui terminent la vente immédiatement.

Vous ne pouvez pas finaliser une vente qui n’est pas intégralement payée, sauf s’il s’agit d’une vente à crédit avec un client nommé, ou si votre commerce enregistre les ventes en brouillon.

Comment mettre une vente en attente et la rappeler

Pour mettre un panier de côté et servir quelqu’un d’autre :

1. Cliquez sur le bouton Mettre en attente — l’icône pause dans la rangée de boutons en bas.
2. Saisissez un Libellé que vous reconnaîtrez, comme Table 5 ou Jean — chemise bleue.
3. Cliquez sur Mettre en attente. Vous verrez Vente mise en attente et l’écran se vide.

Pour la rappeler :

1. Cliquez sur le bouton Ventes en attente — l’icône pause dans la barre d’outils à côté de la zone de recherche. Elle porte un compteur rouge.
2. Touchez la ligne voulue. Elle se charge directement dans la caisse.

Pour en jeter une, cliquez sur l’icône corbeille sur sa ligne.

Vous devez ajouter quelque chose avant de mettre en attente

Une vente vide ne peut pas être mise en attente — on vous demandera d’ajouter d’abord un article ou un client.

Une vente en attente vit sur cette caisse-là uniquement

Les mises en attente sont stockées sur l’appareil, pas sur le serveur. Une vente mise en attente sur la caisse 1 ne peut pas être rappelée sur la caisse 2, et vider le stockage de l’application la perd. Elles sont limitées à la boutique où vous êtes.

C’est différent de vendre hors ligne — une vente hors ligne est réelle et se synchronise plus tard. Une vente en attente n’atteint jamais le serveur tant que vous ne la finalisez pas.

Rappeler une mise en attente d’un jour antérieur vous demande de confirmer la date avant la finalisation.

Ce que fait la finalisation d’une vente

Dans l’ordre :

1. Un code PIN de responsable est demandé, si une remise l’exige.
2. La vente est enregistrée. Cela fonctionne hors ligne — elle est mise en file et envoyée quand vous avez une connexion. Voir Travailler hors ligne.
3. Le serveur attribue son numéro de document à la vente, calcule les totaux et la marge qui font foi, comptabilise au grand livre et sort le stock du rayon. La caisse ne montre jamais qu’un aperçu des chiffres ; ceux du serveur sont les vrais.
4. La suite dépend de la vente :
   • Vente ordinaire — un reçu est produit et imprimé, selon le paramètre d’impression de votre appareil. Un échec d’impression ne bloque jamais la vente.
   • Votre commerce enregistre les ventes en brouillon — vous obtenez « soumis pour examen » et aucun reçu ; quelqu’un doit la valider ensuite.
   • Mise de côté — le plan est créé et aucun reçu n’est imprimé pour l’instant.
5. Les espèces attendues de votre service sont mises à jour.

Le reçu porte les coordonnées de votre commerce, les lignes, un détail de la taxe, les paiements, votre texte de pied de page et votre nom. Si vous utilisez la facturation électronique, une référence fiscale est ajoutée quand elle est disponible — et discrètement omise quand elle ne l’est pas, de sorte que le reçu s’imprime toujours.

Comment piloter l’impression des reçus

L’impression n’est pas décidée par le bouton que vous pressez. C’est un paramètre par appareil :

1. Allez dans Paramètres → Reçus.
2. Réglez Après une vente sur Désactivé, Aperçu ou Impression directe.
3. Choisissez votre Imprimante par défaut, votre Modèle de reçu (Classique, Compact, Étendu ou Minimal) et le format de Papier (58 mm, 80 mm ou A4).
4. Cliquez sur Reçu de test pour vérifier.

« Terminer et imprimer » est identique à « Finaliser »

Les deux boutons font exactement la même chose. Celui intitulé Terminer et imprimer ne force aucune impression — il est ignoré par le code.

Le fait que quelque chose s’imprime dépend entièrement d’Après une vente ci-dessus. Avec ce réglage sur Désactivé, appuyer sur Terminer et imprimer n’imprime strictement rien.

Il n’y a aucun moyen de réimprimer un reçu

Une fois l’aperçu du reçu fermé, ce reçu est perdu. Il n’y a pas d’action Imprimer le reçu sur la liste des ventes, ni sur la vente elle-même. Il n’y a aucune fonction d’envoi de reçu par e-mail non plus — le seul moyen d’en envoyer un est le bouton de partage tant que l’aperçu est encore ouvert, qui remet le PDF à la feuille de partage de votre appareil.

Dites-le au personnel : ne fermez pas l’aperçu tant que le client n’a pas son exemplaire. Si un client revient en réclamant un reçu, vous ne pouvez pas reproduire l’original.

Modifier une vente après coup

Ce que vous voulez	Est-ce possible
La modifier	Seulement tant qu’elle est un brouillon. Une vente validée s’ouvre en lecture seule.
Encaisser davantage dessus	Oui — Ajouter un paiement sur la ligne de la vente.
La défaire	Annulez-la, avec un motif et un remboursement facultatif.
La supprimer entièrement	Seul un brouillon peut être supprimé.

Annuler et supprimer ne sont pas la même chose. L’annulation conserve la vente au dossier comme annulée et contrepasse ce qu’elle a fait. La suppression l’efface — et n’est possible qu’avant toute validation.

La disposition que vous voyez

Il existe sept dispositions de caisse et vous n’en changez pas depuis l’écran — c’est le paramètre User → App Ui Type qui en choisit une par personne.

Disposition	Convient à
Classique	Style saisie de commande, une zone de recherche par ligne. La seule disposition où vous pouvez modifier un prix.
Simple	Navigation d’abord, vignettes illustrées et puces de catégories. La disposition par défaut.
Axé sur la vente	Recherche d’abord, une liste de résultats à côté du panier.
Quick retail	Une caisse de comptoir rapide : une zone de scan et un pavé d’espèces. Pas de mise en attente, pas de modification de prix.
Kiosk	Sans personnel, les clients touchent les vignettes eux-mêmes.
Self-checkout	Sans personnel, les clients scannent eux-mêmes.
Phone	Choisie automatiquement sur un téléphone, quel que soit votre paramètre.

Kiosk et Self-checkout sont plus stricts : carte ou mobile money uniquement, pas de tiroir-caisse, et un code PIN de responsable est requis pour retirer une ligne ou appliquer une remise — des choses qu’une caisse tenue par un caissier laisse faire librement.

Un second écran pour le client

L’écran client reflète le panier en direct pendant que vous encaissez, puis affiche un remerciement avec le total. Pour l’instant il ne fonctionne que comme une seconde fenêtre de la même application en cours d’exécution — par exemple glissée sur un second moniteur — pas comme un appareil distinct.

Bon à savoir

• Mettre en attente n’est pas la même chose qu’un brouillon. La mise en attente ne contacte jamais le serveur ; un brouillon est un véritable enregistrement sauvegardé.
• Antidater une vente demande deux choses — la capacité du forfait et le paramètre Pos → Allow Back Date. Avec une seule des deux, la date reste verrouillée sur aujourd’hui et cela ressemble à une panne. La caisse est le seul écran soumis à ce contrôle supplémentaire du forfait ; partout ailleurs le paramètre décide seul. Jusqu’où vous pouvez alors remonter dépend de Back Date Maximum, cinq jours par défaut, et le sélecteur de date de la caisse grise tout ce qui sort de cette fenêtre — voir Les dates de document et jusqu’où elles peuvent bouger.
• Vendre en dessous de zéro est refusé, sauf si le paramètre Inventory → Negative Stock Policy l’autorise, ou si la vente est un reliquat.
• Quick retail n’a aucun bouton de mise en attente.
• Il n’y a aucun raccourci clavier à la caisse. Pas de touches F pour les moyens de paiement, rien pour la mise en attente ni pour la finalisation. Le seul raccourci existant est Ctrl + K pour la recherche globale. Une douchette USB fonctionne sans cliquer, et c’est là le vrai gain de vitesse.
• Une remise de ligne ne peut être saisie que dans la disposition Classique. Les autres dispositions l’affichent en lecture seule, donc un caissier qui doit remiser une ligne doit être basculé sur Classique.

Ce qui fonctionne encore quand internet tombe

La vente continue. Pas ceci :

Fonctionne hors ligne	Ne fonctionne pas hors ligne
Rechercher, scanner, ajouter des articles	Appliquer un coupon — aucun verdict, aucune remise affichée
Les quantités, retirer des lignes	Les remises automatiques et leurs badges
Choisir un client existant	Créer un nouveau client
Mettre en attente et rappeler	Les points de fidélité — le moyen de paiement disparaît entièrement
Finaliser la vente — mise en file et envoyée plus tard	Payer par carte ou mobile money en ligne
Imprimer un reçu	L’approbation par PIN responsable
	Ouvrir ou clôturer un service, les rapports X et Z

Deux pièges hors ligne à expliquer au personnel

Une remise qui exige un PIN responsable ne peut pas du tout être finalisée hors ligne. Le PIN est vérifié sur le serveur, la vente est donc refusée et reste à l’écran.

Un coupon saisi hors ligne est quand même appliqué lors de la synchronisation de la vente. Le reçu que vous avez imprimé ne le montrera pas, donc le total imprimé et le total finalement enregistré peuvent diverger.

Voir aussi

• Ventes à crédit
• Mise de côté · Retrait ultérieur · Reliquats
• Retours de marchandises
• Travailler hors ligne