Approbations

Les approbations ajoutent une étape d’accord avant la validation. Un document qui demande une approbation est tout de même enregistré — il est mis en attente, pas refusé — et ses effets sur le stock et le grand livre sont suspendus jusqu’à ce que quelqu’un l’approuve.

Où

Configurations → Approbations

Forfait

Croissance et plus

Permission

Organization → Approval Setup

Ce qui peut être approuvé

L’approbation est disponible sur une trentaine de types de documents, et ceux que vous pouvez utiliser dépendent de votre forfait :

• Croissance — les documents commerciaux : bons de commande, réceptions et sorties de marchandises, retours, ventes, inventaires, ajustements, transferts, réceptions et demandes.
• Professionnel — les documents financiers : factures clients et fournisseurs, paiements et notes de crédit, dépenses, revenus, dépôts, retraits et rapprochements bancaires, budgets, écritures comptables, coûts de revient, immobilisations et soldes d’ouverture.
• Entreprise — transferts inter-sociétés, assemblages de kits, production, consommations de matières et rebuts.

Créer une règle demande deux écrans

Rien dans l’application ne les relie, et n’en configurer qu’un seul est l’erreur classique du premier essai.

• Les Politiques d’approbation de documents décident quand une approbation est nécessaire.
• Les Configurations d’approbation décident qui approuve, et dans quel ordre.

Comment dire quand une approbation est nécessaire

1. Allez dans Configurations → Approbations → Politiques d’approbation de documents.
2. Cliquez sur Nouvel enregistrement.
3. Choisissez le Type de document.
4. Choisissez le Mode, puis cliquez sur Enregistrer :

Mode	Approbation nécessaire
Aucun	Jamais.
Toujours	À chaque fois.
Au-dessus du seuil	Uniquement au-dessus du Montant seuil que vous saisissez ensuite.
Limite de crédit client	À chaque fois — voir l’avertissement ci-dessous.

« Limite de crédit client » ne vérifie aucune limite de crédit

Malgré son nom, ce mode ne regarde jamais la limite du client ni son solde. Il se comporte exactement comme Toujours et envoie en approbation tous les documents concernés.

Si vous voulez une approbation par montant, utilisez Au-dessus du seuil.

La limite de crédit d’un client est bien appliquée, mais séparément et sans aucune configuration d’approbation : une vente à crédit qui ferait dépasser sa limite au client est refusée à la caisse. Voir limites de crédit.

Comment dire qui approuve

1. Allez dans Configurations → Approbations → Configurations d’approbation.
2. Cliquez sur Nouvel enregistrement, donnez un Nom, choisissez le Type d’entité, et sélectionnez les Initiateurs dont les documents doivent être approuvés. Enregistrez.
3. Cliquez sur la ligne pour l’ouvrir.
4. Cliquez sur Ajouter un niveau.
5. Indiquez le numéro de Niveau, le Nombre d’approbateurs qui doivent donner leur accord, et choisissez les Approbateurs.
6. Activez Séquentiel s’ils doivent intervenir l’un après l’autre. Enregistrez.
7. Recommencez pour le niveau 2, le niveau 3, et ainsi de suite.

Laissez la liste d’approbateurs vide et n’importe quel approbateur éligible pourra agir.

Comment remplacer quelqu’un en congé

Allez dans Configurations → Approbations → Delegations d’approbation → Nouvelle délégation, renseignez Utilisateur source, Utilisateur cible, Valide à partir de et Valide jusqu’à, puis activez Actif.

Si un circuit se retrouve sans personne pour approuver, le paramètre Approbateur par défaut, dans le groupe Approval, prend le relais.

Ce qui se passe quand un document demande une approbation

Le document est enregistré avec le statut en attente d’approbation, et son mouvement de stock comme sa comptabilisation sont différés — pas annulés. Ils s’exécutent plus tard, intégralement, dès que le dernier approbateur approuve.

Pendant l’attente :

• il ne peut pas être modifié ;
• il ne peut pas être soumis une seconde fois dans une nouvelle demande d’approbation ;
• il apparaît toujours dans les listes et peut être ouvert et lu.

Seuls les approbateurs du niveau en cours sont prévenus — dans l’application, par notification push et par e-mail. Les niveaux suivants n’entendent parler de rien tant que le niveau précédent n’est pas passé.

Si quelqu’un est déclaré absent, ses délégués actifs sont automatiquement ajoutés aux approbateurs éligibles.

Comment approuver ce qui vous attend

1. Allez dans Configurations → Approbations → Decisions d’approbation — ou cliquez sur Approbations en attente sur l’écran d’accueil, sous À traiter.
2. Cliquez sur la ligne pour ouvrir la demande. Vous verrez qui l’a lancée, de quoi il s’agit, et les Niveaux d’approbation avec la décision et les commentaires de chaque approbateur.
3. Cliquez sur Approuver, Rejeter ou Annuler la demande.
4. Ajoutez un Commentaire. Il est facultatif pour une approbation mais obligatoire pour un rejet.
5. Confirmez.

Rejeter détruit le document

Un rejet ne renvoie pas le document en modification — il l’annule purement et simplement. L’initiateur doit tout recommencer de zéro.

Si le document a seulement besoin d’une correction, parlez-lui et laissez-le l’annuler lui-même.

Il n’y a pas de pastille sur le menu Approbations

Le seul compteur qui existe est la ligne À traiter sur l’accueil. Si vous vous fiez à la barre latérale, vous ne verrez pas les nouvelles demandes. Vous recevez aussi un e-mail et une notification dans l’application quand quelque chose vous attend.

Où apparaissent les approbations

Les approbateurs travaillent depuis Decisions d’approbation, qui montre ce qui les attend. L’approbation comme le rejet acceptent un commentaire.

À l’approbation finale, le travail différé s’exécute : le stock bouge, l’écriture est comptabilisée, et l’initiateur est prévenu. Certains documents font quelque chose de plus à ce moment-là — un bon de commande approuvé, par exemple, part chez le fournisseur.

En cas de rejet, la demande entière est rejetée et le document est annulé dans la même opération. Il ne revient pas à l’état brouillon pour être modifié : un document rejeté se recommence, il ne se corrige pas.

Où regarder

Écran	Contenu
Decisions d’approbation	Ce qui vous attend
Mes demandes	Ce que vous avez lancé
Listes d’approbation	Tout
Configurations d’approbation	Qui approuve quoi
Politiques d’approbation de documents	Quand une approbation est exigée
Delegations d’approbation	Le remplacement en cas d’absence

Il existe aussi un tableau de bord Goulots d’approbation, sous les tableaux de bord, pour repérer où les choses s’accumulent. Il est contrôlé séparément, par reporting.dashboard.approval_bottlenecks.

À lire aussi

• Les documents et leurs liens — ce que fait la validation
• Les forfaits et ce qu’ils débloquent