Commandes ouvertes

Où

Transactions d'achat → Commandes ouvertes

Forfait

Professionnel et plus

Permission

Purchasing → Purchase Order

Une commande ouverte est un accord permanent : vous vous engagez à acheter, disons, 1 200 caisses d’une boisson sur l’année à un prix fixe, et vous appelez le stock par lots au fur et à mesure de vos besoins. Chaque appel s’appelle une libération.

Les libérations ne peuvent actuellement pas être créées depuis l’application

La fenêtre Créer une libération s’ouvre avec la date, les remarques et les options — mais sans aucune ligne de produit, il n’y a donc rien sur quoi saisir une quantité. La soumission affiche « Saisissez une quantité pour au moins une ligne. »

L’écran qui ouvre la fenêtre ne charge pas les produits engagés de l’accord avant de l’ouvrir, et il n’y a pas d’autre accès. Tant que ce n’est pas corrigé, traitez les commandes ouvertes comme une simple trace de l’accord, et passez vos vraies commandes sous forme de bons de commande ordinaires.

Le reste de cette page décrit comment les libérations sont censées fonctionner, et décrit fidèlement ce que fait le système une fois qu’une libération existe.

Comment mettre en place un accord

1. Allez dans Transactions d’achat → Commandes ouvertes.
2. Cliquez sur Nouvelle commande ouverte.
3. Choisissez l’Emplacement et le Fournisseur. Les deux sont obligatoires.
4. Renseignez Valide à partir de et Valide jusqu’à — la fenêtre pendant laquelle le stock peut être appelé.
5. Renseignez si vous le souhaitez un Montant min. de libération et un Montant max. de libération pour encadrer la taille de chaque appel.
6. Saisissez les Conditions convenues.
7. Sous Produits engagés, cliquez sur Ajouter un produit pour chaque article, et saisissez la Quantité totale sur laquelle vous vous engagez et le Prix unitaire convenu.
8. Cliquez sur Enregistrer le brouillon, ou sur Enregistrer et activer pour le rendre effectif.

La valeur totale engagée est calculée pour vous.

Laissez les dates, et comprenez ce que veulent dire des montants vides

Valide à partir de et Valide jusqu’à sont facultatifs, et un accord sans dates n’expire jamais.

Un Montant min. ou max. de libération vide signifie « aucune limite », pas zéro. Laisser le maximum vide ne plafonne rien.

Comment faire une libération

Actuellement impossible — voir l’avertissement ci-dessus. Quand cela fonctionnera, l’intention est :

1. Trouvez l’accord Actif et cliquez sur Créer une libération dans son menu de ligne.
2. Renseignez la Date de libération et la date de Livraison demandée.
3. Saisissez une Qté libérée pour chaque produit. Le chiffre Restant indique ce qu’il reste de l’engagement.
4. Cochez Créer une commande pour cette libération si vous voulez que la commande soit créée pour vous.
5. Ajoutez des Remarques et enregistrez.

Ce que le système fait d’une libération :

• Vous ne pouvez pas dépasser l’engagement. Demander plus qu’il ne reste est refusé.
• Les montants min. et max. de libération sont appliqués, quand ils sont renseignés.
• L’accord doit être actif et dans ses dates. En dehors, on vous dit qu’il n’est pas encore valide ou qu’il a expiré.
• La quantité restante et le total libéré sont mis à jour.
• Si vous l’avez demandé, un bon de commande en brouillon est créé chez le même fournisseur, au prix convenu.

Une libération ne commande ni ne réceptionne rien

Le bon de commande qu’elle crée est un simple brouillon. Il doit encore être envoyé, peut encore nécessiter une approbation, et nécessite toujours une réception de marchandises à l’arrivée.

La date de Livraison demandée que vous renseignez sur la libération n’est pas reportée sur cette commande — elle n’affichera aucune date. Ouvrez-la et renseignez-les.

Comment suspendre, clôturer ou annuler un accord

Tout depuis le menu de ligne :

Suspendre	Le met en pause. Aucune libération pendant la suspension. Réversible — Activer pour reprendre.
Clôturer	Y met fin normalement. Définitif.
Annuler	Y met fin par anticipation, avec un motif. Définitif.

Mettre fin à un accord ne change rien à ce qui précède

Clôturer ou annuler ne contrepasse pas les libérations déjà faites, et ne touche pas aux bons de commande qui en sont issus. Ces commandes continuent leur vie indépendamment — annulez-les vous-même si vous n’en voulez pas.

Points de vigilance

• « Expiré » ne se produit jamais tout seul. Il n’y a pas d’expiration automatique ni de bouton Expirer, si bien qu’un accord dont la date de fin est dépassée s’affiche toujours comme Actif. Il refuse simplement les nouvelles libérations, en vous disant qu’il a expiré. Surveillez la colonne Valide jusqu’à, pas le statut.
• Les libérations ne sont visibles que depuis la vue détaillée de la ligne. Il n’y a pas de liste des libérations.
• Ni imprimable, ni exportable, ni envoyable — contrairement aux bons de commande ordinaires.
• L’option de suppression est proposée pour les accords annulés mais le serveur la refuse. Vous obtenez une boîte de confirmation, puis une erreur. Seuls les brouillons se suppriment vraiment.
• Modifier un brouillon remplace toutes ses lignes.
• Aucune approbation. Contrairement aux bons de commande, les accords ouverts ne sont jamais soumis à approbation, quelle que soit l’ampleur de l’engagement.
• Nécessite une connexion.

Le personnel peut ne pas voir les boutons du tout

Les contrôles Nouvelle commande ouverte, Modifier et Supprimer sont vérifiés contre des noms de permission qui n’existent pas dans le système. Comme aucun rôle ne peut détenir une permission qui n’est pas définie, ces trois boutons sont invisibles pour tout utilisateur ordinaire.

Seul un propriétaire ou un administrateur système, qui contourne les contrôles de permission, les voit. Si un responsable signale que les boutons manquent, il a raison et ce n’est pas un problème de configuration de son rôle.

Voir aussi

• Bons de commande
• Fournisseurs