Réceptionner des marchandises

Où

Transactions d'achat → Réceptions de marchandises

Forfait

Croissance et plus

Permission

Purchasing → Good Receipt

C’est le moment où tout devient réel : le stock arrive sur votre rayon, votre coût est enregistré, et vous devez de l’argent au fournisseur.

Comment réceptionner une livraison rattachée à un bon de commande

1. Allez dans Transactions d’achat → Réceptions de marchandises.
2. Cliquez sur Nouvelle réception.
3. Choisissez l’Emplacement où les marchandises sont arrivées.
4. Dans Bon de commande, choisissez la commande concernée par la livraison. La liste Produits se remplit avec tout ce qui reste en attente sur cette commande.
5. Vérifiez la quantité Reçu de chaque ligne. Elle est préremplie avec le reste à livrer — modifiez-la selon ce qui est réellement arrivé.
6. Renseignez la Date de réception.
7. Cliquez sur Enregistrer et valider.

Vous verrez Réception validée, et le stock est sur votre rayon.

Comment scanner une livraison au lieu de la saisir

Bien plus sûr pour tout ce qui dépasse quelques cartons, car tout ce que vous ne scannez pas apparaît de lui-même comme un manquant.

1. Démarrez la réception et choisissez le bon de commande comme ci-dessus.
2. Mettez la quantité Reçu de chaque ligne à zéro.
3. Scannez chaque article au fur et à mesure du déballage. Chaque scan ajoute un à la ligne correspondante.
4. Quand les cartons sont vides, ce qui manque encore manque réellement.

Vous pouvez scanner avec une douchette USB ou, sur téléphone, avec Scanner le code-barres pour utiliser l’appareil photo.

Avec une commande sélectionnée, le scan ne compte que ce qui figure sur la commande

Un scan d’un article qui n’est pas sur le bon de commande est refusé avec « Aucun produit ne correspond à ce code. » plutôt qu’ajouté. Sans bon de commande sélectionné, le scan ajoute librement des produits.

Comment réceptionner une livraison sans bon de commande

1. Cliquez sur Nouvelle réception et choisissez l’Emplacement.
2. Laissez Bon de commande vide.
3. Cliquez sur Ajouter un produit pour chaque article, et saisissez la quantité Reçu et le Coût unitaire.
4. Cliquez sur Enregistrer et valider.

Rien ne contrôle la quantité sur une réception sans commande

La sur-réception n’est contrôlée que face à une ligne de bon de commande. Une réception sans commande — ou un produit supplémentaire ajouté à une réception qui en a une — accepte n’importe quelle quantité, sans aucun avertissement.

Comment réceptionner une partie d’une commande maintenant et le reste plus tard

Réceptionnez simplement ce qui est arrivé. Saisissez la quantité réduite et validez.

La commande reste ouverte, et la prochaine fois que vous créez une réception rattachée à celle-ci, les lignes n’affichent que ce qui reste à livrer. La commande se clôture d’elle- même quand le dernier article est reçu en totalité.

Réceptionner plus que ce qui a été commandé est refusé, sauf si votre entreprise a défini une tolérance de sur-réception — un petit pourcentage de la quantité commandée que vous êtes autorisé à dépasser.

Comment annuler une réception

1. Trouvez la réception validée dans la liste.
2. Ouvrez le menu de ligne et cliquez sur Annuler.
3. Saisissez un Motif si vous voulez qu’il soit consigné, et confirmez.

C’est une véritable contrepassation : le stock ressort, l’écriture comptable est contrepassée, et le bon de commande se rouvre avec la quantité remise en attente.

Deux choses la bloqueront :

• Une partie des marchandises a déjà été vendue ou sortie. On vous demandera de contrepasser d’abord ces mouvements.
• Une partie des marchandises est réservée pour un reliquat ou une mise en attente. Libérez-les d’abord.

Annuler une réception n’annule pas la facture du fournisseur

Valider une réception crée une facture en brouillon sous les dettes fournisseurs. Annuler la réception contrepasse le stock et l’écriture comptable mais laisse cette facture en brouillon telle quelle. Allez dans Finances → Factures fournisseurs et traitez-la vous-même, sinon vous paierez des marchandises que vous avez renvoyées.

Ce que fait la validation d’une réception

Stock	Augmente à cet emplacement. Si le produit n’y était pas stocké avant, il est ajouté.
Coût	Une couche de coût est ouverte au coût unitaire de la ligne. C’est ce coût qui ressort quand les marchandises sont vendues.
Comptes	La valeur du stock et la taxe déductible sont débitées ; la remise sur achat et les Comptes fournisseurs sont crédités.
Reliquats	Les marchandises qui arrivent sont automatiquement affectées aux clients qui les attendent.
Dettes fournisseurs	Une facture fournisseur en brouillon est créée, datée selon les conditions de paiement de votre fournisseur.

Le coût enregistré est le coût unitaire de la ligne, avant remise et taxe

La remise et la taxe sont comptabilisées séparément et ne font pas partie du coût de l’article. Si vous vous attendez à ce qu’une remise réduise ce que l’article « vous a coûté », ce n’est pas le cas.

Lot, numéro de série et péremption — à lire avant de vous y fier

Le formulaire de réception comporte les cases Lot, Série, Date de fabrication et Date d’expiration sur chaque ligne, et votre entreprise peut rendre les deux premières obligatoires.

Ce que vous saisissez dans ces cases ne crée aucun suivi de lot ni de péremption

Les numéros sont enregistrés sur la ligne de réception et nulle part ailleurs. Réceptionner des marchandises ne crée pas d’enregistrement de lot ni de numéro de série, donc :

• Lots de stock et Numéros de série restent vides quel que soit le nombre de livraisons que vous enregistrez.
• Aucune alerte de péremption ne se déclenchera jamais pour du stock reçu de cette façon.
• Rien ne vérifie le lot que vous avez saisi, et rien ne le décrémente quand les marchandises sont vendues.

Considérez ces cases comme une note écrite sur le bon de livraison, pas comme un suivi de stock.

La règle qui rend Lot ou Série obligatoire est également appliquée uniquement par le formulaire affiché à l’écran — le serveur ne la contrôle pas, et il n’existe nulle part de paramètre par produit du type « cet article est suivi » dans le circuit de réception.

Points de vigilance

• Vous ne pouvez modifier qu’un brouillon. Une fois validée, vos options sont l’annuler ou faire avec.
• Les brouillons expirent aussi. Une réception plus ancienne que votre fenêtre Stock Posting Open Days devient en lecture seule, même à l’état de brouillon.
• Si vos comptes ne sont pas configurés, la réception se valide quand même. Le stock bouge et le document se termine même si aucune écriture comptable ne peut être écrite — silencieusement, sans avertissement.
• Validation et approbation sont deux choses distinctes. Si les approbations sont activées, Enregistrer et valider met la réception en En attente d’approbation et rien ne bouge tant que personne n’a approuvé.
• Il vous faut une connexion. La réception ne fonctionne pas hors ligne.

Voir aussi

• Achats instantanés — acheter et payer en une seule étape
• Bons de commande
• Retours fournisseurs — renvoyer des marchandises
• Lots, numéros de série et garanties