Dépenses et rapprochement

Dépenses camionnette

Où

Ventes en camionnette → Dépenses camionnette

Forfait

Tous les forfaits

Permission

Van Sales → Expense

Fonctionnalité

Modules → Van Sales

1. Allez dans Ventes en camionnette → Dépenses camionnette et cliquez sur Nouveau frais.
2. Choisissez la Camionnette.
3. Choisissez la Tournée. Seules les tournées ouvertes sont proposées.
4. Réglez le Type — Carburant, Entretien, Péage, Indemnité chauffeur, Chargement, Stationnement ou Autre.
5. Saisissez le Montant et la Date. Laisser la date vide horodate aujourd’hui.
6. Saisissez le Mode de paiement — c’est un champ de texte libre, pas une liste.
7. Ajoutez le Numéro de reçu, la Description et les Remarques.
8. Laissez Payé depuis la caisse de la camionnette activé si le chauffeur a payé sur la recette. Désactivez-le si l’entreprise a payé autrement.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Payé depuis la caisse de la camionnette est l’interrupteur qui compte. Activé, la dépense est déduite des espèces que le chauffeur est censé rendre au rapprochement. Désactivé, elle ne l’est pas.

La colonne Numéro est toujours vide

Les dépenses camionnette n’ont aucune numérotation et le formulaire n’a pas de champ pour en saisir une : cette colonne affiche donc — sur toutes les lignes. Utilisez le numéro de reçu et la date pour identifier une dépense.

La Camionnette ne peut pas être changée en modification

Rouvrez une dépense enregistrée et le sélecteur Camionnette s’ouvre toujours et vous laisse choisir — puis conserve silencieusement l’original. Supprimez plutôt la dépense et ressaisissez-la.

Valider ne fonctionne pas ici non plus

Une dépense camionnette est un véritable document comptable — la valider débite le compte de charges et crédite le fonds de caisse de la camionnette. Mais, comme pour les ventes et les retours camionnette, l’action Valider ne peut pas aboutir : l’application ne la propose que sur un brouillon, et le serveur n’accepte qu’une dépense finalisée.

Enregistrez quand même les dépenses — le rapprochement les lit qu’elles aient été validées ou non, donc les montants d’espèces ci-dessous restent justes. Il ne manque que l’écriture comptable.

Rapprocher une tournée

Où

Ventes en camionnette → Rapprochements camionnette

Forfait

Tous les forfaits

Permission

Van Sales → Reconciliation

Fonctionnalité

Modules → Van Sales

C’est le solde de fin de journée : compter les espèces du chauffeur et justifier le stock qui est sorti.

1. Allez dans Ventes en camionnette → Rapprochements camionnette et cliquez sur Nouveau rapprochement.
2. Choisissez la Tournée. Seules les tournées ouvertes sont listées. La Camionnette se remplit toute seule et est verrouillée — « Défini d’après la tournée sélectionnée ».
3. Réglez la Date de rapprochement.
4. Comptez l’argent que le chauffeur remet et saisissez-le dans Espèces réelles. C’est le seul chiffre que vous saisissez.
5. Ajoutez des Notes sur les écarts expliquant toute différence, et d’autres Notes si besoin.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Tout le reste est calculé par SaleSprint. Sur le formulaire, ces champs sont grisés et indiquent « Calculé à l’enregistrement » — « Calculé d’après les ventes, retours et dépenses de la tournée ».

Puis, depuis le menu de la ligne, dans cet ordre :

7. Soumettre
8. Approuver
9. Comptabiliser

Les chiffres, et d’où vient chacun

Chiffre	Comment il est calculé
Espèces réelles	Ce que vous avez saisi — l’argent réellement compté
Espèces attendues	Les ventes en camionnette payées et finalisées de la tournée, moins les dépenses marquées Payé depuis la caisse de la camionnette
Écart de caisse	Espèces attendues moins Espèces réelles. Un nombre positif est un manquant
Valeur de stock attendue	La valeur de tout ce qui a été chargé sur la camionnette pour cette tournée
Valeur de stock retourné	La valeur des retours camionnette finalisés de cette tournée
Écart de stock	Par produit : chargé, moins vendu, moins retourné, valorisé au coût de chargement

Seules les ventes et les retours finalisés comptent

Les espèces attendues ne comptent une vente que si elle est à la fois payée et finalisée, et le stock retourné ne compte que les retours finalisés.

Comme les retours camionnette ne peuvent pas être finalisés depuis l’application, la Valeur de stock retourné affichera zéro et la totalité du chargement invendu apparaîtra comme un écart de stock — comme si le chauffeur l’avait perdu. Lisez ce chiffre en gardant cela à l’esprit, et mettez l’explication dans les Notes sur les écarts.

Vous ne pouvez pas voir quel produit manque

SaleSprint calcule l’écart de stock produit par produit et en stocke le détail, mais aucun écran ne l’affiche. La liste des rapprochements n’a pas de vue de détail et le formulaire ne montre que les totaux.

Pour savoir ce qui manque, comparez vous-même l’affectation de stock aux ventes.

Rien n’empêche un rapprochement qui ne tombe pas juste

Il n’y a ni avertissement, ni blocage, ni message sur un déséquilibre. Toute différence est simplement reportée et comptabilisée. Le seul garde-fou est que quelqu’un doit Approuver avant que ce soit comptabilisable — servez-vous de cette étape comme du contrôle.

Lorsqu’un rapprochement présentant un écart est comptabilisé, le commercial de la tournée en est notifié.

Ce que fait la comptabilisation

La comptabilisation exige que le rapprochement soit d’abord approuvé. Elle fait ensuite, en une seule action :

• Verse les espèces réelles en banque — en les sortant du fonds de caisse de la camionnette vers les espèces.
• Enregistre un manquant sur un compte de manquants, ou un excédent en autres produits.
• Enregistre un écart de stock positif comme un manquant, lui aussi.
• Clôture la tournée parente, en la datant de la date de rapprochement, et libère la camionnette en la remettant sur Disponible.

Vous n’avez donc pas besoin de clôturer la tournée séparément — comptabiliser le rapprochement le fait.

Un excédent de stock est ignoré

Si plus de stock revient que ce que les chiffres attendent, aucune écriture n’est passée. Seuls les manquants atteignent la comptabilité.

Les statuts sont Brouillon, Soumis, Approuvé, Comptabilisé, Rejeté et Annulé. Un rapprochement rejeté repasse en brouillon pour correction. Comptabilisé et annulé sont définitifs, même si annuler un rapprochement comptabilisé contre-passe ses écritures.

Le tableau de bord camionnette

Où

Tableaux de bord → Tableau de bord camionnette

Forfait

Tous les forfaits

Permission

Van Sales → Trip

Fonctionnalité

Modules → Van Sales

État de la flotte affiche Total camionnettes, Disponibles, Actives, Tournées en cours et Affectations en retard — les chargements dont la date de retour prévue est dépassée.

Performance des ventes affiche Ventes du jour, Ventes du mois, Encaissements du jour, Ventes camionnette impayées, Dépenses du mois et Écart du mois.

Le sélecteur de dates ne change aucune de ces tuiles

Toutes les tuiles ci-dessus sont figées : les comptes de flotte sont à l’instant présent, et les tuiles monétaires sont câblées sur aujourd’hui ou sur le mois calendaire en cours. Ventes camionnette impayées n’a aucune limite de date — ce sont toutes les ventes en camionnette impayées jamais enregistrées.

Changer la période n’affecte que les graphiques et le tableau Meilleures camionnettes en dessous : Tendance des ventes quotidiennes, Encaissements quotidiens, Ventes par camionnette, Ventes par statut, Dépenses par type et Retours par motif.

Les ventes en brouillon et annulées sont exclues partout, sauf dans le graphique Ventes par statut, qui les montre délibérément.

Voir aussi

• Vendre depuis la camionnette, et les retours
• Camionnettes et tournées
• Tableaux de bord