Banque et espèces

Où

Finances → Banque → Comptes bancaires

Forfait

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Permission

Banking → Bank Account

Comment ajouter un compte bancaire

1. Allez dans Finances → Banque → Comptes bancaires et cliquez sur Nouveau compte.
2. Saisissez le Numéro de compte — le seul champ obligatoire — et le Nom de l’agence.
3. Choisissez le Compte de grand livre. Ne sautez pas cette étape ; sans lui vous ne pourrez pas faire le rapprochement.
4. Réglez le Type de compte : Épargne, Courant ou Mobile money.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous ne voyez pas le bouton Nouveau compte

Il dépend de la permission sur le plan comptable, et non de celle sur les comptes bancaires. Quelqu’un qui peut consulter les comptes bancaires mais pas modifier le plan comptable obtient une liste en lecture seule.

Comment déposer la recette du jour

Les espèces passent par quatre écrans. Rien ne les relie pour vous.

1. Les espèces quittent le tiroir pour le coffre

Sur Finances → Caisse & tiroir → Sessions de caisse, ouvrez le menu de la ligne de la session, cliquez sur Activité de caisse, allez à Événements de tiroir et cliquez sur Ajouter un événement. Choisissez Dépôt au coffre et saisissez le montant.

2. Remettre les espèces au bureau

1. Allez dans Finances → Caisse & tiroir → Remises d’espèces et cliquez sur Nouvelle remise.
2. Saisissez le Montant et la Date de soumission.
3. Choisissez Soumis par et Reçu par.
4. Sous Détail des coupures, cliquez sur Ajouter une coupure pour chaque billet et chaque pièce : Type, Coupure, Nombre et Montant.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Les coupures ne sont ni additionnées ni vérifiées

Rien ne multiplie le nombre par la coupure, et rien ne compare le détail au Montant que vous avez saisi. Les deux peuvent diverger et la remise s’enregistre sans broncher.

Faites le total vous-même avant d’enregistrer.

3. Le bureau l’accepte

Ouvrez le menu de la ligne de la remise, cliquez sur Changer le statut et choisissez Reçue. L’application enregistre qui l’a acceptée.

4. Verser à la banque

1. Allez dans Finances → Banque → Dépôts bancaires et cliquez sur Nouveau dépôt.
2. Choisissez le Compte bancaire et saisissez le Montant et la Date de dépôt.
3. Réglez le Mode source.
4. Mettez le numéro de la remise dans Référence — voir l’avertissement ci-dessous.
5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Comptabiliser depuis le menu de la ligne.
6. Quand l’argent apparaît sur votre relevé bancaire, utilisez Changer le statut → Confirmé.

Rien ne relie le dépôt à la remise

Le formulaire de dépôt n’a pas de sélecteur « depuis une remise » et l’écran des remises n’a pas d’action « déposer ceci ». Rien ne vérifie que ce que vous avez déposé correspond à ce qui a été remis.

Saisissez le numéro de la remise dans la Référence du dépôt à chaque fois. C’est le seul fil entre les deux, et sans lui un manquant entre la caisse et la banque est invisible.

Enregistrer un retrait fonctionne à l’identique, sous Retraits bancaires.

Comment pointer votre relevé bancaire

Deux écrans ont l’air de faire cela — un seul le fait vraiment

Relevés bancaires est là où le travail se fait : importer le fichier, rapprocher automatiquement, comptabiliser les frais.

Rapprochements bancaires est une feuille de travail distincte, entièrement manuelle, où vous saisissez les soldes et les éléments de rapprochement à la main. Les deux ne se parlent absolument pas. Utilisez Relevés bancaires.

1. Allez dans Finances → Banque → Relevés bancaires et cliquez sur Importer un relevé.
2. Choisissez le Compte bancaire et le Format — CSV, OFX, MT940 ou CAMT.053.
3. Cliquez sur Choisir un fichier et prenez le fichier fourni par votre banque.
4. Cliquez sur Enregistrer. On vous indique combien de lignes ont été importées, déjà présentes, illisibles, et rapprochées automatiquement.
5. Le relevé s’ouvre en affichant Solde comptable, Solde du relevé, Mouvements non rapprochés et Écart, avec soit Équilibré, soit un nombre de lignes ouvertes.
6. Cliquez sur Rapprochement auto. Seules les écritures dont le montant correspond exactement sont proposées, et la colonne Confiance indique à quel point la date et la référence concordent.
7. Traitez les lignes restantes depuis le menu de chaque ligne :
   • Rapprocher… — choisissez le dépôt, le retrait, le chèque ou l’écriture de grand livre auquel elle correspond.
   • Comptabiliser… — pour les frais bancaires et les intérêts qui n’ont pas de document. Choisissez le Compte et enregistrez ; cela crée l’écriture comptable pour vous.
   • Exclure — pour les lignes qui ne sont pas à vous de rapprocher.
8. Quand l’écart est nul, utilisez Changer le statut → Rapproché.

Le rapprochement exige une connexion, et le CSV peut ne pas marcher d’emblée

Toutes les actions de cet écran se font sur le serveur, donc rien de tout cela ne fonctionne hors ligne.

Si les colonnes du CSV de votre banque ne sont pas dans l’ordre attendu, il vous faut un profil de Correspondance des colonnes — et il n’existe aucun écran dans toute l’application pour en créer un. La liste ne peut choisir que des profils qui existent déjà. Si votre CSV refuse de s’importer, essayez OFX ou MT940, ou demandez au support d’en mettre une en place.

Supprimer un relevé vous avertit que les écritures rapprochées restent dans le grand livre. C’est exact — tout ce que vous avez comptabilisé avec Comptabiliser n’est pas annulé par la suppression du relevé.

Comment tenir une petite caisse

1. Allez dans Finances → Caisse & tiroir → Fonds de petite caisse et cliquez sur Nouvelle caisse.
2. Saisissez un Nom, choisissez le Responsable, et réglez le Solde d’ouverture et la Limite maximale. Enregistrez.
3. Pour dépenser dessus, ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Transactions, puis sur Enregistrer une transaction.
4. Choisissez Dépense, saisissez le Montant, choisissez la Catégorie de dépense et le Bénéficiaire, et joignez le reçu. Enregistrez.
5. Cliquez sur Comptabiliser sur la ligne pour la porter dans vos comptes.
6. Pour réalimenter la caisse, enregistrez une transaction de Réapprovisionnement et passez le statut du fonds à Réapprovisionné.

Les avances au personnel se trouvent sous Avances de fonds, et passent par Demandée → Approuvée → Décaissée → Rapprochée via Changer le statut.

Deux choses ne fonctionnent pas sur les avances de fonds

Les colonnes Montant rapproché et Solde ne peuvent jamais changer — il n’y a pas de champ pour les régler et les affectations n’y sont pas totalisées, donc le solde affiche toujours la totalité de l’avance.

La Référence de dépense sur une affectation attend un long identifiant interne, pas une description. Il n’y a pas de sélecteur, et tout le reste est rejeté.

Comment vérifier que les caisses tombent juste

1. Allez dans Finances → Caisse & tiroir → Sessions de caisse.
2. Lisez la ligne de gauche à droite : Espèces d’ouverture, Espèces attendues, Espèces de clôture et Écart. Tout écart non nul est à élucider.
3. Ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Activité de caisse pour le détail :
   • Transactions — chaque vente en espèces, remboursement, versement, décaissement et ajustement.
   • Événements de tiroir — Sans vente, Entrée d’espèces, Sortie d’espèces, Versement, Décaissement, Dépôt au coffre, Retrait du coffre, plus l’ouverture et la clôture.

Les événements Sans vente valent le coup d’œil : un tiroir ouvert sans vente derrière.

Mouvements de tiroir-caisse ouvre le même écran

Le menu contient à la fois Sessions de caisse et Mouvements de tiroir-caisse, et les deux ouvrent la liste identique. Il n’y a pas d’écran distinct pour les événements de tiroir — ils ne sont visibles que dans Activité de caisse sur une session.

Rien ici ne peut être modifié ni supprimé une fois enregistré. Les corrections se font par une autre transaction.

Ce à quoi faire attention pour tout ce qui précède

Annuler un dépôt comptabilisé n’annule pas la comptabilité

Changer le statut → Annulé écrit le statut et rien d’autre. Un dépôt annulé reste comptabilisé dans votre grand livre, et il n’y a pas d’action d’extourne sur l’écran.

Il en va de même pour une transaction de petite caisse comptabilisée. Les corrections demandent une écriture de journal manuelle, ou une transaction d’Ajustement sur le fonds.

• « Comptabilisé au grand livre » peut être faux. Si les profils d’imputation manquent ou si l’enregistrement n’a pas d’emplacement, le message apparaît quand même et rien n’est comptabilisé. Vérifiez le badge Comptabilisé.
• Un dépôt en attente d’approbation affiche un code de statut brut au lieu d’un texte lisible, et refuse les modifications et les suppressions jusqu’à décision.
• Encaisser un chèque ne fait aucune comptabilité. Le registre des chèques est un journal de suivi — l’argent doit être enregistré séparément comme paiement ou comme dépôt.
• La colonne « À la date » sur les dépôts est toujours vide — il n’y a pas de champ pour elle.

Voir aussi

• Mettre en place vos comptes
• Vendre à la caisse — ouvrir et clôturer un poste
• Revenus et dépenses