Les documents et leurs liens

Comment retrouver un document rapidement

Si vous connaissez son numéro, ou même une partie du nom d’un client, ne partez pas à la chasse dans les menus :

Appuyez sur Ctrl + K — ⌘ K sur un Mac — depuis n’importe où dans l’application. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton de recherche de la barre supérieure.
Commencez à taper le numéro du document, le client ou le fournisseur.
Cliquez sur le résultat pour l’ouvrir.

Comment voir ce qu’un document est devenu

Un document est en général un maillon d’une chaîne — un devis est devenu une vente, qui est devenue une livraison.

Allez dans Ventes ou Bons de commande.
Ouvrez le menu de la ligne du document, ou ouvrez son panneau de détail.
Cliquez sur Flux de documents.

Vous obtenez une vue des documents qui l’entourent, et vous pouvez cliquer sur n’importe lequel pour y aller.

Pourquoi tous les écrans se ressemblent

Devis, bons de commande, transferts de stock, factures, ordres de fabrication — SaleSprint compte un peu plus d’une centaine de types de documents, et ils reposent tous sur la même poignée d’idées. Apprenez-les une fois et tous les écrans de transaction du produit deviennent lisibles.

La validation est le moment qui compte

Un document passe le début de sa vie à l’état de brouillon : modifiable, réversible, et sans effet sur quoi que ce soit d’extérieur à lui-même. Rien de ce que vous faites à un brouillon ne touche votre stock ni votre comptabilité.

C’est la validation qui le rend réel. Selon le document, valider va :

faire bouger le stock,
écrire une écriture équilibrée au grand livre,
envoyer le document en approbation si une règle s’applique,
et envoyer les notifications une fois l’ensemble confirmé.

L’écriture comptable est la partie stricte. Chaque validation passe par un point de contrôle qui refuse d’écrire si les débits n’égalent pas les crédits, ou si la période comptable n’est plus ouverte. Un document ne peut être comptabilisé dans une période close par aucun chemin.

Les statuts

La plupart des documents suivent une séquence du type brouillon → en attente d’approbation → comptabilisé → annulé, avec des contrepassations dès qu’il y a de l’argent.

Les numéros de document

Les numéros sont générés pour vous, sous la forme :

SAL-20260921-143052-004871

— un préfixe, puis la date à laquelle le document a été numéroté, l’heure à la seconde, et six derniers chiffres qui distinguent deux documents numérotés dans la même seconde.

Le préfixe est à vous, par type de document, dans les paramètres. Le reste est fixe, et il l’est pour une bonne raison : chaque partie du numéro vient de l’instant de création, si bien que rien n’a besoin de demander à un compteur central « quel est le prochain numéro ? ». C’est ce qui permet à une caisse dont la connexion est mauvaise — ou inexistante — de numéroter un document sur le champ, avec la certitude qu’il n’entrera pas en conflit avec celui qu’un collègue vient de créer dans une autre succursale. Un numéro qui compterait 1, 2, 3 ne pourrait pas le promettre : deux caisses hors ligne réclameraient toutes les deux le même numéro suivant.

Un numéro indique donc quand, et non combien. SAL-20260921-143052-004871 est la vente numérotée à 14:30:52 le 21 septembre 2026 ; cela ne signifie pas qu’il s’agit de la 4 871ᵉ. Pour compter les documents, utilisez les totaux des écrans de liste et des rapports plutôt que de lire le numéro.

Suivre la piste

Les documents commerciaux forment des chaînes. Un devis devient une vente, la vente est livrée, la livraison est facturée, la facture est payée. Il en va de même côté achats, de la demande d’achat à l’appel d’offres, au bon de commande, à la réception de marchandises, à la facture fournisseur, puis au paiement.

Chaque document peut vous montrer cette chaîne entière. La vue Flux de documents dispose les enregistrements liés dans l’ordre du processus — devis, commande, exécution, retours, financier, trésorerie, grand livre — en couloirs sur un grand écran et en étapes verticales sur un téléphone. Toucher une carte vous emmène sur cet enregistrement ou recentre la vue dessus.

La chaîne est calculée en direct à partir des enregistrements eux-mêmes : elle n’est jamais périmée et il n’y a rien à reconstruire.

Deux outils plus modestes reposent sur la même base :

L’aperçu — toucher un numéro de document, où qu’il soit, ouvre un panneau latéral avec l’en-tête, la personne concernée, ses premières lignes et un saut de documents liés, sans quitter la page où vous êtes.
Le saut rapide — Ctrl+K (⌘+K sur un Mac) ouvre une recherche sur tous les types de documents, plus les contacts, les produits et les employés. Il fait d’abord correspondre les numéros de document, et ne vous montre jamais que les enregistrements que vous avez le droit de voir.

La fiche d’un contact porte la même idée : la liste de ses transactions vous laisse apercevoir n’importe quel document sans quitter l’écran.

Défaire un document validé

Un brouillon se supprime. Un document validé s’annule, ce qui est une opération différente et laisse une trace différente.

L’annulation conserve la ligne d’origine — elle reste visible et reste dans vos rapports, marquée annulée — puis contrepasse ses effets : les mouvements de stock sont remis en place et les écritures comptables sont contrepassées.

Une contrepassation est une nouvelle écriture de compensation, débits et crédits inversés, rattachée à l’écriture qu’elle annule. L’original n’est jamais modifié ni supprimé. Vos livres montrent donc à la fois l’erreur et sa correction, ce qu’un auditeur s’attend à voir.

Les écritures comptables générées par le système ne peuvent pas être supprimées du tout — seulement contrepassées. Les écritures de journal saisies à la main par quelqu’un sont la seule exception.

Essayer d’annuler un brouillon est refusé, avec un message vous disant de le supprimer à la place.