Commandes en ligne

Les commandes en ligne sont les commandes passées sur votre boutique en ligne, en attente que quelqu’un dans le commerce s’en occupe.

Où

Transactions de vente → Commandes en ligne

Forfait

Tous les forfaits

Permission

Sales → Online Order

Fonctionnalité

Modules → Ecommerce

La règle unique

Une commande est mise en attente. Elle n’est pas validée.

Tout ce que vous faites sur cet écran — changer son statut, ajouter un bon de préparation, joindre une photo de bordereau — est de la tenue de registre sur une ligne en attente. Rien n’a été vendu.

Confirmer est la seule action qui franchit la frontière vers vos livres réels. Elle crée le client si nécessaire, construit une vente à partir de la commande et la finalise : le stock sort et le grand livre est comptabilisé, en une seule étape. Il n’y a pas de brouillon à examiner d’abord, ni de dé-confirmation.

Deux sortes de statut

	Ce que c’est
Statut de la commande	Le cycle de vie côté acheteur : en attente, confirmée, en transit, non livrée, terminée, annulée, retournée.
Votre propre libellé	Un libellé que vous définissez — « Préparation », « En cours de livraison » — pour votre équipe.

Ils sont délibérément séparés, et vous les définissez indépendamment. Changer l’un ou l’autre ne vend rien.

Comment accepter une commande et la porter dans vos livres

1. Allez dans Transactions de vente → Commandes en ligne.
2. Choisissez la boutique dans la barre de périmètre en haut — rien ne s’affiche tant que vous ne l’avez pas fait.
3. Cliquez sur Voir sur la commande pour vérifier ce qui a été acheté.
4. Ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Confirmer en vente.
5. Lisez le récapitulatif — numéro de commande, total général, montant payé, solde, articles — puis cliquez sur Confirmer et comptabiliser.

Vous verrez Commande confirmée — une vente a été créée. C’est le moment où le stock est sorti et où les écritures comptables sont écrites.

Comment enregistrer un paiement sans confirmer

1. Ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Enregistrer un paiement.
2. Saisissez le Total payé à ce jour — attention, c’est le montant total encaissé, pas seulement cette échéance. Il remplace le chiffre enregistré au lieu de s’y ajouter.
3. Enregistrez.

Rien n’atteint encore vos livres. L’argent devient un paiement de vente quand vous confirmez.

Comment refuser une commande

Il n’y a pas d’action Rejeter. Ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Annuler la commande.

Cela ne fonctionne que tant que la commande n’a pas été confirmée en vente. Une fois qu’elle l’est, vous devez contrepasser la vente à la place.

Confirmer une commande

Avant de vous laisser confirmer, l’écran vérifie la commande et refusera si :

• elle a déjà été convertie ;
• son statut n’est pas un statut depuis lequel on peut confirmer ;
• il n’y a pas d’emplacement depuis lequel l’honorer ;
• elle n’a pas d’articles ;
• c’est une commande impayée d’un invité sans fiche client — une vente finalisée avec un solde doit appartenir à quelqu’un.

Ignorez l’avertissement sur la livraison — il est périmé

L’écran de confirmation avertit que les frais de livraison de la commande ne seront pas reportés sur la vente, et en indique le montant. Cet avertissement est faux. Les frais de livraison atteignent bien la vente : ils sont comptabilisés comme une ligne supplémentaire vendue sur votre article Livraison, en revenu sans mouvement de stock, portant la taxe facturée à l’acheteur.

L’application est même plus stricte que ne le suggère l’avertissement — lorsqu’elle ne trouve pas d’article de livraison sur lequel vendre les frais, elle refuse la conversion plutôt que de laisser l’argent disparaître discrètement. Le même avertissement périmé apparaît en bandeau sur l’écran des modes de livraison.

Une chose est automatique, et ce n’est pas celle que vous croyez

Quand un paiement en ligne aboutit, la commande est marquée payée et — sauf si votre commerce le désactive — passe d’elle-même à Confirmée.

Ce n’est qu’un signal pour que vous la convertissiez. Aucune vente n’est créée, aucun stock ne bouge et rien n’atteint votre comptabilité tant qu’une personne ne clique pas sur Confirmer en vente. Une commande restée à Confirmée n’est toujours pas dans vos livres.

Revenir en arrière

Vous ne pouvez ni annuler ni supprimer une commande une fois qu’elle a été convertie. Contrepassez-la depuis la vente elle-même — annulez la vente, ou créez un retour de marchandises.

Voir aussi

• Retours de marchandises
• Livraisons