Facturer un client

Une facture client est le document qui dit « vous nous devez tant, pour telle date ». Utilisez cette page quand vous facturez du travail plutôt que de la marchandise — un service, un déplacement, un loyer, un forfait mensuel, des frais de livraison facturés après coup.

Où

Finances → Finances clients → Factures clients

Forfait

Professionnel et plus

Permission

Receivables → Customer Invoice

Nouveautés

• Une facture est désormais détaillée. Elle porte des lignes — une description ou un produit, une quantité, un prix unitaire, une remise et la taxe — et SaleSprint calcule lui-même le sous-total, la remise, la taxe et le total. Le PDF et la page que votre client ouvre affichent tous deux les lignes.
• Les ventes à crédit émettent leur propre facture. Vous ne facturez plus la marchandise à la main ; voir ventes à crédit.
• Le client peut payer depuis la facture, sur une page hébergée, sans se connecter. Voir se faire payer en ligne.

Le formulaire de facture ligne par ligne est encore en cours de construction dans l’application. En attendant, le formulaire n’a qu’une case Montant — voir Ce que fait le formulaire aujourd’hui ci-dessous.

Facture ou vente à crédit ?

Il n’existe qu’un seul type de facture, et elle vous arrive de deux façons.

Vous facturez	Faites ceci
Des services, des frais, un loyer — rien ne quitte votre rayon	Émettez une facture ici
De la marchandise que le client emporte sans tout payer	Faites une vente à crédit. Sa facture est émise pour vous.

Les produits stockés ne peuvent pas figurer sur une facture émise ici

Une facture émise sur cet écran ne fait jamais bouger le stock. Une ligne qui nomme un produit dont SaleSprint suit le stock est donc refusée, avec un message qui nomme le produit — “…is a stocked product; sell it through a sale” (c’est un produit stocké ; vendez-le par une vente).

Les produits dont le stock n’est pas suivi (un service, un article numérique) passent sans problème, tout comme une ligne de simple texte.

Avant de commencer

• Le client doit être un contact enregistré. Donnez-lui une adresse e-mail — c’est par là que la facture lui parvient.
• Si vous facturez de la taxe, vos paramètres de taxe et vos groupes de taxes doivent être en place. Voir taxe.
• Pour que le client puisse payer en ligne, un prestataire de paiement doit être disponible pour votre espace de travail. Voir se faire payer en ligne.

Créer la facture

1. Choisissez votre société et votre succursale dans la barre supérieure.
2. Allez dans Finances → Finances clients → Factures clients et cliquez sur Nouvelle facture.
3. Choisissez le Client et vérifiez l’Emplacement.
4. Laissez le Numéro vide pour qu’il soit généré.
5. Réglez la Date de facture. Réglez aussi l’Échéance, ou laissez SaleSprint la calculer — voir Comment l’échéance est décidée.
6. Saisissez ce que vous facturez.
7. Laissez le Statut de la facture sur Brouillon et cliquez sur Enregistrer.

Une nouvelle facture est toujours un brouillon

Choisir Envoyée, Payée ou tout autre statut à la création d’une facture est désormais refusé — “a customer invoice is created as a draft; post it to issue it” (une facture client est créée en brouillon ; comptabilisez-la pour l’émettre). C’est voulu : une facture ne devient de l’argent réellement dû qu’une fois comptabilisée.

Ce que fait le formulaire aujourd’hui

Le formulaire de l’application n’a pour l’instant qu’une case Montant. Une facture enregistrée ainsi est stockée comme une seule ligne, sans taxe, décrite comme Services. Le total est le montant que vous avez saisi.

Si vous avez besoin que la taxe apparaisse sur la facture, ou de plusieurs lignes, il faut le formulaire détaillé, qui arrive.

Ce que contient une facture détaillée

Chaque ligne porte :

Sur une ligne	Ce que cela signifie
Description ou produit	Du texte libre, ou un produit dont le stock n’est pas suivi. Une ligne sans produit doit avoir une description.
Quantité	Doit être supérieure à zéro.
Prix unitaire	Saisi tel que vos prix sont définis — taxe comprise ou hors taxe, selon vos paramètres de taxe.
Remise	Un montant retiré de la ligne. Elle ne peut pas dépasser quantité × prix unitaire.
Groupe de taxes	Quelles taxes s’appliquent. Laissé vide, votre groupe de taxes par défaut est utilisé.
Exonéré de taxe	Ne facture aucune taxe sur cette ligne.

La facture peut aussi porter des Notes, des Conditions et une condition de paiement.

C’est SaleSprint qui calcule l’argent — pas le formulaire

Le sous-total, la remise, chaque taxe et le total sont calculés sur le serveur à partir des lignes, avec les mêmes règles de taxe qu’à la caisse. Tout total envoyé par l’application est ignoré : le chiffre de la facture est donc toujours celui auquel les lignes s’additionnent.

Aucune taxe n’est facturée quand votre espace de travail ne facture pas de taxe, quand le client est marqué Exonéré de taxe, ou quand la ligne l’est.

Comment l’échéance est décidée

SaleSprint utilise la première de ces règles qui s’applique :

1. l’Échéance que vous avez saisie ;
2. la condition de paiement de la facture ;
3. les Conditions de paiement (jours) de la fiche du client ;
4. sinon la date de la facture elle-même — payable à réception.

Comptabiliser la facture

Un brouillon est une copie de travail privée. Rien n’est dû, et le client ne peut pas le voir.

1. Ouvrez le menu de la ligne de la facture.
2. Cliquez sur Comptabiliser.

Ce qui se passe quand vous comptabilisez

• La facture devient Envoyée et le montant s’ajoute à ce que le client doit. Elle apparaît désormais dans son grand livre, dans la Balance âgée clients et sur vos tableaux de bord.
• Vos livres sont mis à jour : les créances augmentent, et le total est réparti entre revenu et taxe due — une écriture de taxe par taxe de la facture — de sorte que la taxe n’est jamais comptée comme un revenu.
• Le client reçoit un e-mail Facture émise avec le montant, l’échéance et un lien. Voir la section suivante.
• Si votre entreprise utilise les approbations pour les factures, la facture attend plutôt en En attente d’approbation, et tout ce qui précède se produit quand elle est approuvée.

Une fois comptabilisée, l’argent est figé

Vous pouvez encore modifier les dates, les notes, les conditions et la condition de paiement. Vous ne pouvez pas modifier les lignes, le montant ni la devise. Pour corriger une facture comptabilisée, émettez un avoir.

Si vos comptes de comptabilisation ne sont pas configurés, la facture est tout de même comptabilisée et le client doit tout de même l’argent — seule l’écriture comptable est sautée. Voir mettre en place vos comptes.

L’envoyer au client

L’e-mail automatique

La comptabilisation envoie d’elle-même un e-mail au client, à condition que :

• le client ait une adresse e-mail ; et
• Envoyer un e-mail au client à propos des ventes soit activé (c’est le cas par défaut — voir ce qui est envoyé).

L’e-mail indique ce qui reste dû et pour quand.

• Si votre espace de travail peut encaisser en ligne, il comporte un bouton Payer maintenant qui ouvre directement la page de paiement, et en dessous un lien Ou consulter la facture en ligne.
• Sinon, le bouton indique Voir la facture et ouvre la facture pour la consulter et l’imprimer — il n’y a pas de bouton de paiement.

L’envoyer vous-même

Utilisez Envoyer dans le menu de la ligne de la facture pour la renvoyer, ou pour l’envoyer ailleurs. Vous pouvez envoyer par e-mail, WhatsApp ou SMS.

• L’e-mail porte la facture en pièce jointe PDF, détaillée.
• Le message contient le même lien vers la facture — avec un bouton de paiement quand le paiement en ligne est disponible.
• Si vous ne nommez personne, elle part au client de la facture, à l’e-mail et au téléphone de sa fiche. Si vous saisissez un destinataire — le comptable de votre client, par exemple — elle part uniquement à la personne saisie.

Imprimer et Télécharger vous donnent le même PDF détaillé pour vous-même.

Les relances portent aussi le lien

Les rappels de paiement, les avis de retard et les relevés mensuels contiennent tous un lien depuis lequel le client peut payer. Ils sont désactivés tant que vous ne les activez pas — voir l’argent des clients.

Se faire payer

L’argent peut arriver sur une facture de trois façons, et toutes trois réduisent le même solde :

Comment	Où
Le client paie en ligne depuis le lien	Rien à faire — voir se faire payer en ligne
Vous enregistrez un paiement reçu	Finances → Finances clients → Paiements clients — voir l’argent des clients
Pour une facture issue d’une vente à crédit, à la caisse	Ajouter un paiement sur la vente — voir ventes à crédit

La facture passe d’elle-même à Partiellement payée puis à Payée à mesure que l’argent est affecté.

Voir aussi

• Ventes à crédit
• Se faire payer en ligne
• L’argent des clients — paiements, avoirs, relances
• Dépannage des factures et des paiements en ligne
• Ce que reçoivent vos clients