Gérer les personnes

Où

Configurations → Administration → Utilisateurs

Forfait

Croissance et plus

Permission

Administration → User

Ce qu’est un rôle et comment en construire un sont traités dans Rôles et permissions. Cette page porte sur l’écran Utilisateurs lui-même.

Ajouter un utilisateur prend deux étapes, pas une

Créer le compte n’en est que la moitié. Tant que vous ne lui donnez pas aussi accès à une société ou à une succursale, la personne se connecte et obtient « Aucun espace de travail attribué » — « Votre compte n’est encore associé à aucune société ni aucun emplacement. Veuillez contacter votre administrateur pour configurer votre accès, puis reconnectez-vous. »

Les deux étapes sont ci-dessous. Ne vous arrêtez pas après la première.

Étape un : créer le compte

1. Allez dans Configurations → Administration → Utilisateurs et cliquez sur Nouvel utilisateur.
2. Renseignez le Nom d’utilisateur et l’E-mail — les deux sont obligatoires.
3. Ajoutez Prénom, Nom et Numéro de téléphone si vous le souhaitez.
4. Saisissez un Mot de passe, d’au moins 8 caractères. C’est vous qui définissez son mot de passe, et la personne peut s’en servir pour se connecter immédiatement.
5. Laissez Actif sur Oui.
6. Sous Rôles, cochez les rôles que la personne doit avoir.
7. Enregistrez.

Communiquez le mot de passe vous-même

SaleSprint envoie un e-mail à la nouvelle personne pour lui dire qu’elle a été ajoutée et la dirige vers la page de connexion — mais l’e-mail ne contient jamais le mot de passe. Si vous ne le transmettez pas, elle ne peut pas entrer.

Il n’y a nulle part sur cet écran de bouton « renvoyer l’invitation » ni « envoyer un lien de réinitialisation ».

Un utilisateur dont aucun rôle n’est coché n’a aucun rôle

Il n’y a pas de rôle de départ automatique, quoi que suggère le commutateur Rôle par défaut de l’écran Rôles. Cochez les rôles sur ce formulaire.

Ce que signifient les colonnes

Vérifié affiche deux pastilles, pour l’e-mail et le téléphone. Elles changent de couleur lorsque la personne a confirmé cette adresse elle-même — vous ne pouvez pas marquer quelqu’un comme vérifié.

La pastille de vérification peut être périmée

Changer l’adresse e-mail de quelqu’un n’efface pas la coche, si bien qu’une adresse toute neuve et non confirmée peut encore s’afficher comme vérifiée.

Accès est celle qui risque le plus de vous induire en erreur :

Badge	Ce que cela veut vraiment dire
Réinitialisation en attente	Exiger le changement de mot de passe à la prochaine connexion est activé — mais rien n’agit jamais dessus. On ne demande jamais à la personne de changer quoi que ce soit et le badge ne disparaît jamais.
Verrouillage actif	Le verrouillage après échecs de mot de passe s’applique à ce compte. C’est l’état normal, le plus sûr.
OK	Le verrouillage a été désactivé pour ce compte.

Donc le badge vert OK marque en réalité vos comptes les moins protégés, et aucun badge ne vous dit jamais que quelqu’un est verrouillé à l’instant.

Le filtre Statut au-dessus du tableau ne fait rien — choisir Actif ou Inactif laisse la liste inchangée.

Étape deux : lui donner accès à une succursale

1. Sur la ligne de l’utilisateur, ouvrez le menu ⋮ et cliquez sur Gérer les accès.
2. Cliquez sur Affecter un emplacement.
3. Choisissez un emplacement précis, ou la société entière — ce qui s’affiche comme Toute l’entreprise.
4. Définissez éventuellement une période, sinon il est indiqué Toujours.
5. Enregistrez.

Une même personne peut détenir plusieurs attributions sur plusieurs sociétés et succursales. Ce qu’elle choisit dans le sélecteur de la barre supérieure provient exactement de cette liste.

Vous pouvez aussi utiliser Modifier les restrictions sur une attribution pour retirer une permission à quelqu’un uniquement dans cette succursale.

Seul un rôle littéralement nommé « admin » échappe à cela

Un rôle nommé admin voit toutes les succursales sans aucune attribution. Un rôle que vous avez créé et appelé Owner, Manager ou Superviseur non — même avec toutes les permissions cochées, la personne obtient l’écran « Aucun espace de travail attribué » jusqu’à ce que vous l’affectiez quelque part.

Accorder ou refuser une seule permission à une personne

Les rôles couvrent l’essentiel, mais vous pouvez ajuster une personne directement.

1. Sur sa ligne, cliquez sur Gérer les permissions. La boîte de dialogue est intitulée Permissions — nom.
2. Trouvez la permission, à l’aide de Filtrer les permissions si la liste est longue.
3. Ensuite, soit :
   • cochez-la pour l’accorder à cette personne en plus de ses rôles — elle s’affiche alors comme Directe ; soit
   • sur quelque chose qu’elle tient d’un rôle — marqué Via un rôle avec un cadenas — cliquez sur le × rouge, Refuser pour cet utilisateur.
4. Cliquez sur Enregistrer les permissions.

Un refus l’emporte toujours, même sur un rôle qui accorde la permission. Pour l’annuler, cliquez sur le bouton ↻, Annuler le refus.

Les refus et leurs annulations se propagent

Refuser une permission refuse aussi tout ce qui se trouve en dessous. Et retirer un refus sur l’un de ces éléments enfants le lève également sur les parents au-dessus — donc annuler une petite chose peut discrètement en rétablir plus que vous ne le vouliez. Vérifiez le groupe ensuite.

Vous ne pouvez refuser que ce qu’un rôle accorde déjà. Il n’y a aucun moyen de bloquer une permission à l’avance.

Cette boîte de dialogue enregistre d’elle-même

Si vous ouvrez Gérer les permissions depuis le formulaire de modification de l’utilisateur, l’enregistrement écrit immédiatement. Annuler le formulaire ensuite ne l’annule pas.

Changer le mot de passe de quelqu’un

Modifiez l’utilisateur et saisissez un nouveau Mot de passe — le laisser vide conserve l’actuel.

Deux effets de bord

Définir un mot de passe déconnecte cette personne sur tous ses appareils immédiatement.

Et si le nouveau mot de passe correspond à un mot de passe utilisé récemment, l’enregistrement est rejeté et toute la modification est annulée — donc un changement de nom effectué en même temps est perdu lui aussi. Changez le mot de passe séparément.

Quand quelqu’un part

Désactivez-le. Utilisez l’action de ligne Désactiver, ou mettez Actif sur Non. La personne ne peut plus se connecter, son historique reste intact, et vous pouvez la réintégrer avec Activer à tout moment.

N’utilisez jamais Supprimer pour un départ

Supprimer masque la personne, mais son nom d’utilisateur et son adresse e-mail sont définitivement pris. Si elle revient — ou si vous vous êtes simplement trompé de frappe et voulez recommencer — vous ne pouvez réutiliser ni l’un ni l’autre. Vous devez inventer un nom d’utilisateur différent et une adresse e-mail différente, pour toujours.

Il n’y a aucun moyen de restaurer un utilisateur supprimé depuis SaleSprint.

Désactiver ne libère pas de siège sur votre forfait

Votre forfait autorise un nombre fixe d’utilisateurs, et ce décompte inclut les utilisateurs désactivés. Seule la suppression libère un siège — c’est la seule situation où supprimer est la bonne réponse, et cela vous coûte définitivement ce nom d’utilisateur et cet e-mail.

Si vous êtes à votre limite, c’est l’arbitrage à peser.

Vous pouvez vous verrouiller vous-même

Rien ne vous empêche de désactiver ou de supprimer votre propre compte, ni le dernier compte capable de gérer les utilisateurs. Seul le compte d’origine littéralement nommé admin est protégé, et seulement dans l’écran — renommez-le et la protection disparaît.

Avant de retirer un administrateur, assurez-vous qu’un autre existe et fonctionne.

Limites du forfait

Forfait	Utilisateurs
Basique	2
Standard	8
Croissance	12
Professionnel	20
Entreprise	45

Au-delà de la limite, l’enregistrement échoue avec « Votre forfait autorise N utilisateurs et vous en avez M. Passez à un forfait supérieur ou supprimez-en un pour en ajouter. »

Utilisateurs et Rôles demandent le forfait Croissance

Sur Basique et Standard les deux entrées de menu sont masquées, alors même que ces forfaits incluent 2 et 8 sièges utilisateurs. Il n’existe aucun écran où les dépenser.

À lire aussi

• Rôles et permissions
• Sociétés et succursales
• Boutiques et lieu de travail