Inventaires

Où

Stock → Comptages & périodes → Comptage de stock → Inventaires

Forfait

Croissance et plus

Permission

Inventory → Count

Un inventaire compare ce que vous avez réellement en rayon à ce que le système croit que vous avez, puis corrige le système.

Lisez ceci avant de commencer à compter

Un inventaire ne peut pas être enregistré puis repris. Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer le brouillon, il n’y a aucun moyen de revenir dans cette feuille — il n’y a pas d’action Modifier et aucun écran ne la rouvre. Vos seules options deviennent alors : la valider exactement telle quelle, ou la supprimer et tout recommencer.

Vous devez donc terminer un inventaire d’une seule traite, ou découper délibérément la boutique en plusieurs petits inventaires qui tiennent chacun dans une session.

Pire, chaque case Compté démarre préremplie avec le chiffre que le système attend. Une feuille à moitié remplie qui est validée ne signale pas les lignes que vous n’avez jamais atteintes — elle les confirme silencieusement toutes comme correctes.

Comment compter votre boutique

1. Réglez la succursale que vous comptez dans la barre supérieure.
2. Allez dans Stock → Comptages & périodes → Comptage de stock → Inventaires et cliquez sur Nouveau comptage.
3. Donnez-lui éventuellement un Nom comme Inventaire complet du dimanche, choisissez un Type de comptage (Physique, Cyclique ou Ponctuel — ce ne sont que des étiquettes, ils se comportent à l’identique), réglez la Date du comptage (pas dans le futur) et ajoutez des Remarques.
4. Ajoutez les articles que vous comptez, de deux manières :
   • Cliquez sur Ajouter un produit, choisissez le Produit et la Variante, puis Enregistrer. Recommencez.
   • Ou scannez. Le premier scan d’un article ajoute une ligne avec Compté à 1 ; chaque scan suivant en ajoute un — vous pouvez donc pointer en scannant chaque unité.
5. Pour chaque ligne, saisissez ce que vous avez réellement compté dans Compté. Le badge Écart se met à jour au fur et à mesure : gris s’il n’y a pas de différence, vert pour un excédent, rouge pour un manquant.
6. Parcourez toute la liste et vérifiez les écarts. C’est la seule étape de revue qui existe.
7. Cliquez sur Enregistrer et valider.

Il n’y a pas de bouton « tout compter »

Vous ajoutez les produits un par un. Il n’y a aucun moyen de charger tous les articles d’une succursale, et aucun moyen de compter par catégorie, marque ou rayon — l’emplacement est la seule portée.

Pour une grande boutique, c’est un long travail, ce qui se heurte à la règle du « pas de reprise » ci-dessus. Prévoyez-le comme plusieurs inventaires plus petits.

Scanner un produit qui a des variantes

Un code-barres identifie un produit, pas une variante. Si votre feuille comporte déjà plusieurs lignes de variantes pour ce produit, le scan ne peut pas deviner laquelle vous visez : il ajoute donc une nouvelle ligne de produit de base au lieu de s’ajouter à une existante. Utilisez Ajouter un produit pour les variantes.

Deux autres choses qui vous piégeront

Le commerce n’est pas suspendu

Rien n’arrête les ventes pendant qu’un inventaire est ouvert, et l’écart n’est pas calculé par rapport aux chiffres que vous aviez sous les yeux en construisant la feuille. Au moment où vous validez, le système compare votre quantité comptée au chiffre en direct.

Comptez et validez de façon rapprochée. Une feuille construite ce matin et validée après une après-midi chargée ne se validera pas comme ce qu’elle vous montrait.

Deux personnes ne peuvent pas partager un inventaire

Comme une feuille enregistrée ne peut pas être rouverte, un inventaire appartient à qui tient l’appareil. Il n’y a aucun moyen de répartir une feuille entre plusieurs compteurs ni de fusionner le travail de deux personnes.

Un inventaire, une personne, un appareil. Pour utiliser plusieurs compteurs, donnez à chacun son propre inventaire couvrant une partie différente de la boutique.

Ce que fait la validation

La validation est le moment de conséquence, et elle exige sa propre permission — quelqu’un peut avoir le droit de préparer des inventaires sans avoir celui de les valider.

À cet instant :

• La différence de chaque ligne est calculée par rapport à la quantité en direct.
• Le stock bouge, et un mouvement est écrit au journal comme inventaire.
• La valeur est arrêtée : un excédent crée de la valeur de stock nouvelle, un manquant consomme ce qui était là à son coût réel.
• Une seule écriture comptable est passée pour tout l’inventaire — le stock en contrepartie du gain ou de la perte sur stock — et non une par ligne.

Si votre boutique exige une approbation pour les inventaires, l’inventaire se gare et se valide intégralement une fois approuvé.

La validation est bloquée si la date de l’inventaire tombe dans une période d’inventaire verrouillée.

Un inventaire validé ne peut pas être annulé

Il n’y a ni dévalidation ni annulation. Le seul moyen d’en corriger un est une correction par lot d’imputation — et cet écran n’est pas encore construit, donc aujourd’hui un inventaire validé à tort ne peut pas être corrigé depuis l’application. Vérifiez avant de valider.

Articles suivis par lot ou par numéro de série

Un article suivi par lot est compté comme un total pour la succursale, et non lot par lot. L’écran d’inventaire n’a ni sélecteur de lot ni sélecteur de numéro de série : un inventaire ne peut donc pas vous dire dans quel lot était le manquant.

Périodes d’inventaire

Où

Stock → Comptages & périodes → Périodes d'inventaire

Forfait

Entreprise et plus

Permission

Inventory → Period

Une période est une plage de dates nommée pour une société, éventuellement restreinte à une succursale. La verrouiller bloque tout mouvement de stock daté dans cette fenêtre, y compris un inventaire qui s’y validerait.

Deux choses à savoir :

• Ce n’est pas la période comptable. Ce sont deux verrous distincts qui n’agissent pas l’un sur l’autre. Clôturer vos comptes en finance n’arrête pas les mouvements de stock, et verrouiller le stock ne clôture pas les comptes.
• Une période verrouillée peut tout de même être supprimée, et la supprimer lève le verrou. Modifier une période verrouillée est correctement bloqué ; la supprimer ne l’est pas.

Pas encore construit

Ces entrées figurent au menu mais ouvrent un écran vide :

	Ce qui existe derrière
Inventaire mobile	Rien de distinct — l’écran d’inventaire ordinaire fonctionne sur un téléphone et gère le scan.
Lots d’imputation d’inventaire	Un moteur complet pour valider plusieurs inventaires ensemble, et pour corriger un inventaire validé. Inaccessible.
Rapprochement d’inventaire	Les rapports de validation sur un lot. Inaccessible. Il existe séparément un rapport Écarts d’inventaire qui fonctionne, et qui est une liste plus simple, ligne par ligne.
Calendriers d’inventaire tournant	Les inventaires partiels récurrents. L’automatisation tourne réellement sur le serveur, mais faute d’écran pour créer un calendrier, rien ne la déclenche jamais.

Voir aussi

• Ajustements de stock — corriger un article sans inventaire
• Approbations