Employés

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Standard et plus

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Workforce → Employee

Comment ajouter un employé

1. Allez dans Présences & RH → Employés et cliquez sur Nouvel enregistrement.
2. Vérifiez la Société — elle est reprise de la barre supérieure. Choisissez soigneusement : elle ne peut plus être modifiée ensuite.
3. Renseignez éventuellement l’Emplacement.
4. Donnez-lui un N° employé si vous en utilisez. Il doit être unique.
5. Saisissez le Prénom et le Nom — les deux sont obligatoires.
6. Ajoutez l’E-mail, le Mobile, le Téléphone et la Ville.
7. Choisissez le Type de pièce — Carte nationale, Passeport, Permis de conduire, Carte d’électeur, SSNIT, NIF, NHIS ou Autre — et le Numéro de pièce.
8. Renseignez la Date de début et laissez le Statut sur Actif.
9. Ajoutez une Photo si vous le souhaitez.
10. Enregistrez.

Les employés fonctionnent hors ligne — ajoutez et modifiez librement, cela se synchronise plus tard.

La case Entreprise cesse de fonctionner après l’enregistrement

Sur un employé existant, la liste déroulante Entreprise s’ouvre encore et vous laisse choisir, puis ne fait absolument rien. Elle n’est pas tant cassée que silencieusement figée. Si quelqu’un change d’entreprise, recréez-le.

Ce qui n’est pas sur le formulaire

Il n’y a pas d’intitulé de poste, pas de service et pas de taux horaire. Ce ne sont pas des champs masqués — ces notions n’existent pas sur une fiche employé.

Ce qui s’en rapproche le plus comme service, c’est l’Emplacement, qui est une succursale physique.

La Date de début et la Date de fin sont stockées et lues par rien. Aucune ancienneté, aucun anniversaire, rien ne se produit à une date de fin.

Les employés et les identifiants de connexion sont totalement séparés

Créer un employé ne crée pas d’identifiant de connexion

Une fiche employé et un compte utilisateur sont deux choses indépendantes, délibérément — quelqu’un peut exister en tant que l’un sans l’autre. Rien ne les relie. L’e-mail d’une fiche employé ne crée pas de compte, et ajouter un utilisateur sous Administration ne crée pas d’employé.

Le rapprochement se fait en lisant les noms. L’application n’a aucune idée de quel employé est la personne connectée.

C’est aussi pourquoi il n’y a pas de libre-service pour l’employé : pas de « Mes postes », pas de « Ma feuille de temps ». L’application n’a aucun moyen de filtrer quoi que ce soit pour la personne qui regarde. Les plannings, les heures supplémentaires et les demandes d’échange sont tous gérés pour le compte du personnel par un responsable.

Quatre écrans où le sélecteur d’employé échouera

Attendez-vous à une erreur d’enregistrement sur ces écrans

Ces quatre écrans affichent une liste déroulante d’employés, mais le champ derrière attend un compte utilisateur, pas un employé. Choisir quelqu’un dans la liste devrait échouer à l’enregistrement.

Écran	Le champ
Avances de trésorerie	Employé
Remises d’espèces	Soumis par, Reçu par
Enregistrements de commission	Vendeur
Fonds de petite caisse	Responsable

Le code documente le risque en toutes lettres — « HR employees are NOT users… feeding an employee id into a users FK fails on save » — et ces quatre écrans utilisent quand même le sélecteur d’employé.

Si un enregistrement échoue sans raison apparente sur l’un d’eux, c’est pour cela. Ce n’est pas quelque chose que vous pouvez contourner depuis l’écran ; cela doit être corrigé dans l’application.

Là où la fiche employé fonctionne réellement

Partout ailleurs, choisir un employé fait ce que vous attendez :

• Feuilles de temps, affectations de postes, demandes d’heures supplémentaires et échanges de poste
• Contrôles qualité — l’inspecteur
• Journaux de temps d’opération et main-d’œuvre des ordres de fabrication
• Journaux de maintenance des machines — le technicien
• Camionnettes et tournées — le chauffeur
• Fiches de travail, praticiens, séances de coach et tickets de réparation dans les packs sectoriels

Saisir un nom dans la recherche globale trouve aussi les employés.

Comment enregistrer un départ

1. Ouvrez l’employé.
2. Réglez la Date de fin sur son dernier jour.
3. Réglez le Statut sur Inactif.
4. Enregistrez.

Son historique reste intact — chaque feuille de temps, chaque poste et chaque journal conserve son nom.

N’utilisez pas Supprimer pour un départ

Supprimer masque la fiche, et comme les lignes d’historique référencent les employés de façon lâche, elles ne sont pas nettoyées. Elles continuent de pointer vers une fiche qui ne se résout plus, si bien que les anciennes feuilles de temps et journaux se mettent à afficher un identifiant interne brut à la place du nom de la personne.

Utilisez Inactif. Supprimer est pour les fiches créées par erreur.

Les partants apparaissent encore dans toutes les listes déroulantes

Marquer quelqu’un comme Inactif ne le retire d’aucun sélecteur d’employé de l’application. Les listes ne sont pas filtrées par statut, si bien que le personnel de l’an dernier continue d’apparaître à côté de l’actuel.

Deux autres limites à connaître

• Seuls les 200 premiers employés se chargent. Il n’y a pas de pagination sur cet écran, donc une entreprise ayant plus de personnel que cela ne les verra pas tous.
• L’export ne fait rien. Les options CSV, Excel et PDF affichent « Exportation en CSV… » et ne produisent aucun fichier.

Voir aussi

• Personnel et plannings
• Rôles et permissions — créer de vrais identifiants de connexion