Comptes, entreprises et emplacements

Comment changer la boutique dans laquelle vous travaillez

Ce que vous choisissez ici décide du stock et des ventes de quelle succursale vous travaillez : vérifiez-le avant de commencer un service.

1. Regardez la barre supérieure, à gauche.
2. Cliquez sur le bouton boutique ou entrepôt — il indique où vous êtes en ce moment.
3. Choisissez dans la liste. Elle est groupée en Shops et Warehouses, avec une coche à côté de la vôtre.
4. Si votre entreprise l’autorise, Whole company se trouve en haut de la liste. Choisissez-le pour voir tous les emplacements à la fois.

Si votre activité compte plus d’une entreprise, un bouton entreprise se trouve à sa gauche. Changez d’abord d’entreprise, puis de boutique.

Si vous n’avez qu’une seule boutique

Les boutons apparaissent quand même, avec une seule entrée chacun. S’il n’y a vraiment rien à choisir, vous verrez un tiret grisé à la place.

Pourquoi c’est important

Presque tout dans SaleSprint dépend de trois idées emboîtées. Mettez-les au clair et le reste du produit cesse de surprendre.

Compte → Entreprise → Emplacement

• Un compte est l’installation SaleSprint entière d’une activité. Il est créé une fois, à l’inscription, et tout ce qui se trouve en dessous lui appartient exclusivement. Vous l’identifiez à la connexion par son nom court.
• Une entreprise est une entité juridique à l’intérieur de ce compte. La plupart des activités n’en ont qu’une. Un compte peut en contenir plusieurs, ce qui permet à un groupe de tenir des comptabilités séparées sous une seule connexion. Sur la plupart des écrans, le champ correspondant est intitulé Société : c’est le même objet.
• Un emplacement est un lieu physique : une boutique ou un entrepôt. Le stock se trouve à un emplacement, les ventes se font à un emplacement, et le personnel est affecté à des emplacements.

Les emplacements peuvent s’emboîter : un site avec des sous-magasins se modélise donc comme un parent avec des enfants.

Boutiques et entrepôts

Il y a exactement deux sortes d’emplacements : boutique et entrepôt. Les boutiques portent un classement supplémentaire indiquant de quel type de boutique il s’agit, mais c’est la séparation boutique/entrepôt qui change le comportement — c’est elle que l’application utilise pour grouper les emplacements quand vous en choisissez un.

Chaque emplacement porte aussi sa propre adresse, son identifiant fiscal, son nom commercial et ses coordonnées. Ce ne sont pas des décorations : c’est ce qui s’imprime en haut d’un reçu émis là-bas, et un emplacement dont l’adresse est à moitié remplie produit un reçu à moitié rempli.

L’inscription et l’ajout de personnes

L’inscription crée le compte, sa première entreprise, et un unique administrateur — vous — détenant l’ensemble complet des permissions. Un abonnement est provisionné en même temps, si bien que le compte est utilisable immédiatement.

Ensuite, les gens ne s’inscrivent pas eux-mêmes. Un administrateur crée chaque utilisateur, et le nouvel utilisateur en est informé. Il n’y a ni demande d’adhésion en libre-service, ni invitation à accepter : le compte est créé pour eux, prêt à l’emploi.

Choisir où vous travaillez

La barre d’application porte un sélecteur d’entreprise et un sélecteur d’emplacement. Ce qu’ils vous proposent dépend de qui vous êtes :

• Un administrateur voit tous les emplacements du compte.
• Tous les autres ne voient que les emplacements auxquels ils ont été affectés, groupés en boutiques et entrepôts, avec une option « toute l’entreprise » là où elle a été accordée.

Une affectation peut recevoir une date de début et de fin, ce qui permet de gérer un remplacement temporaire sans élargir définitivement l’accès de quelqu’un.

Le sélecteur n’est pas une barrière de sécurité

Changer d’emplacement change ce sur quoi vous travaillez, et cela marque votre activité dans le journal d’audit. Ce n’est pas ce qui vous empêche d’atteindre les données d’une autre succursale — cela, c’est appliqué à chaque requête sur le serveur, en fonction de vos affectations. Vous ne pouvez pas agir à un emplacement auquel vous n’êtes pas affecté, quel que soit le réglage du sélecteur.

L’exception est le rôle d’administrateur, qui n’est pas du tout soumis à la liste blanche des affectations.

Voir Rôles et permissions pour ce qu’une affectation peut et ne peut pas changer à l’accès d’une personne.

Où vivent vos données

Par défaut, tous les comptes partagent une seule base de données, strictement séparée par compte. Un compte peut au contraire être déplacé sur une base de données à lui — utile pour la montée en charge, ou quand la politique du client l’exige.

C’est un changement d’exploitation qu’un opérateur effectue sur demande. Ce n’est pas quelque chose qu’un niveau d’abonnement active, et cela ne change rien de visible dans l’application.

Une petite partie des données est délibérément partagée entre tous les comptes plutôt que tenue par compte : le registre des comptes lui-même, les documents juridiques et leurs enregistrements d’acceptation, les annonces de la plateforme, et les tickets de support.

Le statut du compte

Un compte est dans l’un de cinq états, et deux d’entre eux méritent d’être reconnus parce qu’ils changent ce que l’application vous laisse faire :

Statut	Ce que cela veut dire
En attente	Créé, pas encore actif.
Actif	Fonctionnement normal.
Restreint	Vous pouvez encore vous connecter et lire, mais les écritures sont bloquées. C’est ce à quoi mène une facture impayée.
Suspendu	La connexion est entièrement bloquée.
Annulé	Le compte est fermé.

Si l’application refuse soudain d’enregistrer quoi que ce soit tout en vous laissant regarder, vérifiez la facturation avant tout le reste — « restreint » est presque toujours un problème de paiement, et cela se lève dès que le compte est remis en règle.

À lire aussi

• Rôles et permissions
• Les forfaits et ce qu’ils débloquent