Demandes de devis

Où: Transactions d'achat → Demandes de devis
Forfait: Professionnel et plus
Permission: Purchasing → Purchase Rfq

Une demande de devis, c’est votre façon de faire jouer la concurrence : lister ce que vous voulez acheter, collecter les prix de plusieurs fournisseurs, les comparer, désigner un gagnant, et transformer cela en commande.

Comment mener un tour de consultation

1. Créer la demande de devis

Allez dans Transactions d’achat → Demandes de devis.
Cliquez sur Nouvel appel d’offres.
Choisissez l’Emplacement, et donnez-lui un Titre — par exemple Agencement du magasin, T3.
Renseignez la Date d’émission et la Date de clôture avant laquelle vous voulez des réponses.
Ajoutez des Conditions et des Spécifications si vous en avez.
Sous Produits demandés, cliquez sur Ajouter un produit et saisissez la Quantité pour chaque article à chiffrer.
Cliquez sur Enregistrer et envoyer.

2. Contactez vos fournisseurs

En dehors de l’application. Téléphonez ou écrivez à chaque fournisseur avec la liste des articles et des quantités.

3. Saisissez chaque devis à mesure qu’il revient

Ouvrez la demande de devis — utilisez Ouvrir / devis dans son menu de ligne.
Dans le panneau Devis fournisseurs, cliquez sur Ajouter un devis.
Choisissez le Fournisseur et la Date de réception.
Renseignez la Devise et le taux de change s’il a chiffré dans une autre monnaie.
Saisissez le Délai (jours), la date Valable jusqu’au et sa Référence fournisseur.
Sous Prix par ligne, saisissez le Prix unitaire proposé pour chaque article. Le total se met à jour au fur et à mesure.
Enregistrez.

La demande passe toute seule à Devis reçus dès le premier devis saisi.

4. Comparer et attribuer

Chaque devis apparaît sous forme de carte indiquant le fournisseur, le total, le délai et la durée de validité du prix.

Décidez lequel vous voulez.
Cliquez sur Attribuer sur cette carte et confirmez.

5. Transformer le gagnant en commande

L’attribution ne crée pas de commande. Elle ne fait que désigner le gagnant.

Cliquez sur Convertir en commande, soit dans la barre d’outils de la demande, soit depuis le menu de ligne de la liste.
Vous êtes emmené directement vers le nouveau bon de commande en brouillon.

Il est créé aux prix proposés, avec le fournisseur gagnant déjà dessus — mieux que la voie de la demande d’achat, qui laisse le fournisseur vide.

Vérifiez-le et Envoyez-le.

Comment annuler une demande de devis

Ouvrez le menu de ligne et cliquez sur Annuler. C’est irréversible. Seule une demande en brouillon ou annulée peut être supprimée.

Points de vigilance

Modifier un brouillon enregistré efface son numéro, exactement comme pour les demandes d’achat. Ayez-le correct avant de l’enregistrer deux fois.
La case Réquisition source attend un identifiant, pas un nom. C’est une zone de texte simple qui attend un long identifiant interne, sans recherche. Tout ce que vous y saisiez à la main est rejeté. Laissez-la vide sauf si vous êtes arrivé là via Convertir en demande de prix depuis une demande d’achat.
Les notes de devis, les références fournisseurs et les délais par ligne sont saisis mais jamais affichés.
Le statut « Expirée » ne peut jamais se produire. Il existe mais rien ne le positionne, pas même le dépassement de la date de clôture.
Ajouter un devis nécessite la permission de modification, pas une permission distincte — toute personne pouvant modifier la demande peut saisir les prix d’un fournisseur.
Nécessite une connexion.