Retours de marchandises

Un retour de marchandises enregistre de la marchandise qui revient et — c’est le point important — ce que vous en faites. Le résultat que vous choisissez change tout : si l’article retourne en rayon, si le client reçoit de l’argent, et si la vente d’origine est défaite.

Où

Transactions de vente → Retours de marchandises

Forfait

Tous les forfaits

Permission

Sales → Good Return

Les retours de marchandises sont disponibles sur tous les forfaits.

Comment reprendre de la marchandise

1. Allez dans Transactions de vente → Retours de marchandises et cliquez sur Nouveau retour.
2. Choisissez la Vente d’origine. (Si votre commerce l’autorise, il existe une option Aucune vente liée ; sinon une vente est obligatoire.)
3. Renseignez la Date de retour — aujourd’hui par défaut.
4. Choisissez le Résultat. C’est le choix important — voir le tableau plus bas.
5. Sous Articles de cette vente, cochez chaque ligne que le client rapporte. Utilisez Tout sélectionner si c’est toute la commande. Chaque ligne affiche « Retourné 1 sur 3 » pour que vous voyiez ce qu’il reste.
   • Vous pouvez aussi scanner la marchandise au lieu de cocher, ce qui ajoute une unité par scan.
6. Les lignes cochées tombent dans la section Articles en dessous. Ajustez la quantité avec les boutons − et + — l’indication affiche Max, le maximum que vous pouvez reprendre.
7. Renseignez le Motif et l’État de chaque ligne (Neuf, Usagé, Reconditionné, Boîte ouverte, Endommagé ou Autre). C’est l’État qui décide où atterrit le stock, alors ne vous trompez pas.
8. Si le résultat est un remboursement, ajoutez une ligne sous Remboursements : Montant, Méthode, Date de remboursement et Référence.
9. Cliquez sur Enregistrer et finaliser — ou Enregistrer le brouillon pour terminer plus tard.

Cocher une ligne reprend l’article, le lot et le numéro de série exacts, ce qui est la façon dont le système empêche la même marchandise d’être retournée deux fois.

Prix, remise et taxe sont verrouillés sur un retour lié à une vente

Vous ne pouvez pas changer ce que le client a payé. La remise et la taxe sont calculées automatiquement par unité retournée. Seul un retour sans vente liée vous laisse les saisir vous-même.

Comment rendre l’argent

1. Sous Remboursements, cliquez sur Ajouter un remboursement. Le montant restant dû est rempli pour vous.
2. Choisissez la Méthode et renseignez la Date de remboursement et une éventuelle Référence.
3. Finalisez le retour.

Si vous êtes à une caisse avec un service ouvert, les espèces sortent de votre tiroir à cet instant.

Les remboursements doivent généralement repartir comme ils sont venus

Sauf si votre commerce a autorisé le contraire, la liste Méthode ne propose que les moyens de paiement utilisés sur la vente d’origine, avec une note le précisant. Un remboursement en espèces sur une vente payée par carte est refusé : « La vente d’origine a été payée par carte — un remboursement en espèces n’est pas autorisé. Remboursez selon le mode d’origine. »

Lorsqu’un retour est passé par une approbation, l’argent est une étape distincte : trouvez-le dans la liste, cliquez sur Rembourser en espèces, et confirmez. Seules les espèces touchent le tiroir — les remboursements par carte sont enregistrés mais aucune annulation carte n’est envoyée nulle part, vous devez donc la faire vous-même sur le terminal de paiement.

Deux boutons apparaissent sur des lignes où ils ne fonctionneront pas

Valider et Rembourser en espèces s’affichent sur toutes les lignes pour quiconque peut modifier les retours. Sur une ligne où ils ne s’appliquent pas, vous obtenez simplement un message le disant. Rien n’est cassé.

Champ	Remarques
Vente d’origine	Fortement préférable ; peut être facultative selon vos paramètres
Résultat	Le champ le plus important du formulaire — voir plus bas
Date de retour
Client	Obligatoire quand le résultat donne un avoir sur compte
Frais de restockage	N’apparaissent que sur les résultats qui peuvent en facturer
Motif, commentaire

Deux règles sont vérifiées au fil de la saisie : le délai de retour (30 jours par défaut) et — sauf si votre commerce l’autorise — l’interdiction de rembourser en espèces une vente payée par carte. Les méthodes de remboursement proposées sont celles que la vente d’origine a réellement utilisées.

Les sept résultats

Résultat	La marchandise revient	Vente défaite	Le client reçoit	Frais possibles
Remboursement	Oui, remise en stock	Oui	Son argent	Oui
Échange	Oui, remise en stock	Oui	Une marchandise de remplacement ; la différence se règle dans un sens ou dans l’autre	Non
Remplacement	Oui, remise en stock	Non	Un article identique	Non
Avoir	Oui, remise en stock	Oui	Une carte cadeau ou un avoir	Oui
Crédit du compte	Oui, remise en stock	Oui	Un avoir sur son compte	Oui
Réparation	Non	Non	Rien pour l’instant — c’est l’enregistrement que l’article est en réparation	Non
Rejeté	Non	Non	Rien — vous avez refusé le retour	Non

Deux d’entre eux prennent les gens au dépourvu :

Remplacement est l’échange sous garantie. Le client reçoit un article neuf, mais la vente d’origine est laissée totalement intacte — elle n’apparaît jamais comme un retour dans vos chiffres. À utiliser quand la vente était bonne et la marchandise défectueuse.

Réparation et Rejeté ne déplacent rien du tout. Ce sont des enregistrements. Réparation vous permet de consigner des travaux de réparation sur le retour une fois le brouillon enregistré.

La validation

Enregistrez en brouillon, ou Enregistrer et finaliser.

Enregistrer et finaliser est le point de non-retour

Cela déclenche exactement le même traitement que la validation d’un brouillon enregistré. Le bouton vert au bas d’un nouveau retour n’est pas une action plus douce — il engage tout ce qui est décrit ci-dessous.

Quand un retour est validé :

• La quantité retournée est consommée sur la ligne de la vente d’origine, si bien qu’elle ne peut plus être retournée.
• La marchandise revient en stock au coût de la vente d’origine, pas au coût du jour. Les articles dans un état invendable peuvent être dirigés vers un emplacement de quarantaine plutôt que vers la surface de vente — donc le stock disponible n’augmente pas toujours là où vous l’attendez.
• Un article de remplacement, si le résultat en émet un, sort du stock comme une vente normale.
• L’avoir est émis sous forme de carte cadeau ou d’avoir, selon le résultat et vos paramètres.
• Le grand livre est comptabilisé — la contrepassation du revenu et de la taxe, l’argent, et séparément la valeur du stock.
• Les espèces se règlent sur votre propre caisse. Les espèces remboursées sortent de votre tiroir ; un complément sur un échange y entre.

Si votre commerce exige une approbation pour les retours, le retour reste en attente d’approbation, et tout ce qui précède se produit intégralement quand l’approbateur approuve. Dans ce cas les espèces n’ont pas encore quitté le tiroir, et une action distincte Rembourser en espèces apparaît pour la personne qui remet l’argent. Voir Approbations.

Comment annuler un retour

1. Trouvez le retour dans la liste.
2. Ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Annuler, puis confirmez.

L’annulation défait tout : la quantité retournable revient sur la vente, l’écriture du grand livre est contrepassée, les articles de remplacement sont repris, et la remise en stock est défaite à l’emplacement où la marchandise est réellement allée.

Deux choses l’empêcheront :

• La marchandise a entre-temps été revendue. Rien ne peut être défait.
• Le retour a émis un avoir. Annulez d’abord la carte cadeau ou l’avoir. Le système ne reprendra pas une valeur que le client a peut-être déjà dépensée.

L’annulation ne remet pas les espèces dans votre tiroir

Si vous avez remis de l’argent, l’annulation contrepasse la paperasse mais pas le mouvement du tiroir. Votre caisse sera en excédent de ce montant à la clôture, sauf si vous régularisez à la main par un versement.

Seul un brouillon peut être supprimé.

Bon à savoir

• La case des frais de restockage n’apparaît que pour le remboursement, l’avoir et le crédit du compte. Elle est masquée pour l’échange et le remplacement.
• Les retours ne fonctionnent pas hors ligne. Tout l’écran a besoin d’une connexion.
• Il y a un délai. Passé le délai de retour de votre commerce, l’enregistrement est refusé avec « Ce retour est en dehors du délai de retour autorisé pour la vente d’origine. »
• La marchandise endommagée peut ne pas revenir en surface de vente même si le retour a réussi — l’État que vous avez choisi l’envoie en quarantaine à la place.
• Aucun motif n’est enregistré quand vous annulez. L’écran n’en demande jamais, alors même que l’enregistrement a un emplacement pour cela.

Une ligne de texte parasite sur le formulaire

Quand vous choisissez une vente d’origine, une ligne indiquant sales.goodReturn.currencyInherited apparaît sous le champ de devise. C’est un libellé manquant, pas une erreur — le retour est correct. Cela signifie que la devise est héritée de la vente d’origine.

Voir aussi

• Demandes RMA — autoriser un retour avant de l’accepter
• Approbations
• Vendre à la caisse