Plannings et présences

Où

Présences & RH → Postes

Forfait

Professionnel et plus

Permission

Workforce → Shift

Personne ne pointe

Il n’y a de pointage nulle part — pas de borne, pas d’écran de pointage, pas de pavé PIN, pas de lecteur de badge, et rien sur la caisse ni sur un téléphone. Se connecter à l’application ne marque personne présent, et ouvrir une caisse non plus.

Chaque pointage d’entrée, pointage de sortie, pause et total d’heures est saisi après coup par un responsable, et même le verdict À l’heure ou En retard est choisi à la main dans une liste déroulante.

Traitez cela comme un carnet de planning et un registre d’heures, pas comme un système de présence.

Comment définir un poste

Un poste est ici un modèle, pas un jour précis.

1. Allez dans Présences & RH → Postes et cliquez sur Nouvel enregistrement.
2. Vérifiez la Société — elle ne peut pas être modifiée ensuite — et choisissez un Emplacement.
3. Saisissez le Nom, par exemple Matin.
4. Choisissez le Type de poste : Fixe, Flexible ou Rotatif.
5. Renseignez l’Heure de début et l’Heure de fin.
6. Saisissez la Pause (min) — un nombre de minutes, pas une plage horaire.
7. Enregistrez.

Il n’y a pas de champ jour de la semaine ni de récurrence. Le moment où un poste a réellement lieu est décidé entièrement par les affectations que vous créez ensuite.

Comment placer quelqu’un au planning

1. Allez dans Présences & RH → Affectations de postes et cliquez sur Nouvel enregistrement.
2. Choisissez l’Employé et le Poste.
3. Renseignez la Date de début et la Date de fin.
4. Saisissez l’Heure de début et l’Heure de fin au format HH:MM.
5. Laissez Début réel et Fin réelle pour plus tard, une fois que vous saurez ce qui s’est passé.
6. Enregistrez.

Pas de calendrier, pas de vue semaine, pas de planification en masse

C’est une liste à plat. Il n’y a ni calendrier, ni grille, ni glisser-déposer, et vous ne pouvez pas planifier une semaine d’un coup — c’est une boîte de dialogue par ligne.

Renseigner une plage de dates crée un enregistrement couvrant ces dates, pas une ligne par jour.

Rien ne vérifie non plus les conflits. Vous pouvez placer la même personne sur deux postes en même temps et l’application ne protestera pas.

Deux cases de ce formulaire appartiennent aux Finances, et n’y sont pas reliées

Espèces d’ouverture et Espèces de clôture sur une ligne de planning sont de simples nombres sur cette ligne. Ce ne sont pas le fonds de caisse et le comptage de la caisse, ils n’atteignent aucun grand livre, et rien ne les rapproche des chiffres réels dans Finances.

Si vous voulez contrôler les espèces, faites-le dans Finances → Caisse & tiroir.

Comment enregistrer les heures travaillées

1. Allez dans Présences & RH → Feuilles de temps et cliquez sur Nouvel enregistrement.
2. Choisissez l’Employé, l’Emplacement et le Poste, et renseignez la Date.
3. Saisissez le Pointage entree, le Pointage sortie, le Debut de pause et la Fin de pause au format HH:MM, ainsi que la Duree de pause (min).
4. Saisissez les Heures totales.
5. Choisissez le Statut : À l’heure, En retard, Absent ou Départ anticipé.
6. Réglez Heures supplémentaires sur Oui ou Non, ajoutez des Remarques, et enregistrez.

Les heures totales ne sont pas calculées à partir des heures saisies

Le pointage d’entrée, le pointage de sortie et les champs de pause sont stockés et jamais utilisés dans un calcul. Les heures totales sont un nombre indépendant que vous saisissez, et rien ne le recoupe.

Pointage entrée 09:00, pointage sortie 17:00 et Heures totales 90 s’enregistre sans broncher. Ce qui est dans cette case, ce sont les heures.

Comment traiter un échange de poste

1. Allez dans Présences & RH → Demandes d’échange de poste et cliquez sur Nouvel enregistrement.
2. Choisissez le Quart actuel et le Quart demandé.
3. Choisissez Demandé par et l’Employé ciblé.
4. Renseignez la Date de la demande, ajoutez un Motif, et enregistrez.
5. Pour décider, ouvrez la ligne, cliquez sur Modifier, réglez le Statut sur Approuvé ou Refusée, et saisissez Décidé par, Décidé le et la Note de décision.

Approuver un échange ne change pas le planning

Il n’y a pas de bouton Approuver — l’approbation consiste à modifier un statut. Et quoi que vous mettiez, les affectations ne sont pas touchées.

Après avoir approuvé un échange, vous devez aller dans Affectations de postes et modifier vous-même les lignes des deux personnes. Rien ne vous le rappelle, et un échange laissé sans suite paraît approuvé alors que le planning affiche toujours les personnes d’origine.

Notez aussi qu’un échange référence des postes, pas les affectations précises : il n’y a donc, même en principe, aucun jour particulier à déplacer.

Politiques de présence

Vous pouvez en créer une sous Présences & RH → Politiques de présence, en renseignant le Retard max (min), les Heures de travail minimales, le Taux d’heures supp. et si les heures supplémentaires sont autorisées.

Une politique n’applique absolument rien

Aucun enregistrement nulle part n’est relié à une politique — ni un poste, ni un employé, ni une feuille de temps. Aucun code ne lit la tolérance de retard ni le multiplicateur d’heures supplémentaires. Enregistrer une politique ne change rien dans le système.

Les valeurs En retard et Heures supplémentaires d’une feuille de temps sont choisies à la main par la personne qui saisit la feuille, sans référence à aucune politique.

C’est un endroit où écrire vos règles pour que le personnel puisse les lire. Ce n’est pas une application de ces règles.

L’indication Minutes est trompeuse

Retard max (min) et Heures de travail minimales affichent tous deux une indication disant Minutes, mais le serveur attend une durée écrite comme 15m ou 8h. Saisissez 8 pour huit heures et le résultat est ambigu. Écrivez l’unité.

Passations de poste

Présences & RH → Passations de poste enregistre une personne qui passe le relais à la suivante : la date et l’heure, les espèces attendues, les espèces remises, l’écart éventuel, et des remarques.

Trois problèmes avec ce formulaire

Les cases affectation et session de caisse attendent des identifiants internes. L’affectation sortante et l’affectation entrante, ainsi que la session de caisse sortante et entrante, sont de simples zones de texte attendant un long identifiant interne collé. Il n’y a pas de sélecteur, elles ne peuvent donc pas être remplies en pratique.

L’écart est saisi, pas calculé. Rien ne soustrait les espèces remises des espèces attendues. Vous pouvez enregistrer Attendu 500, Remis 450 et Écart 0.

Rien dans Finances ne lit une passation. Elle ne rapproche aucune caisse et n’alimente aucun rapport de trésorerie. Vous pouvez la retrouver par son numéro dans la recherche, et c’est tout.

Deux choses sur les forfaits

Affectations de postes et Passations de poste sont disponibles sur tous les forfaits, mais Postes nécessite Professionnel. Sur un forfait inférieur, vous pouvez ouvrir l’écran du planning et n’avoir rien à y mettre.

Toute la famille planning partage aussi une seule permission : vous ne pouvez donc pas laisser quelqu’un modifier le planning sans aussi le laisser modifier les politiques de présence.

Hors ligne

Les listes fonctionnent hors ligne et vos modifications sont mises en file d’attente. Mais chaque liste déroulante — Entreprise, Emplacement, Employé, Poste — est chargée en direct sans cache, si bien que les boîtes de dialogue de création et de modification ne sont pas utilisables hors ligne, même si l’enregistrement serait mis en file d’attente.

L’export ne fait rien sur aucun de ces écrans. Il affiche « Exportation en CSV… » et ne produit aucun fichier.

Voir aussi

• Heures et commission
• Banque et espèces — le côté caisse