Achats instantanés

Où: Transactions d'achat → Achats instantanés
Forfait: Tous les forfaits
Permission: Purchasing → Good Receipt

Un achat instantané, c’est la commande, le bon de livraison et le paiement dans un seul document. Utilisez-le quand vous avez acheté quelque chose et que vous êtes reparti avec : une caisse de boissons au marché, un carton de stock chez un grossiste, un réassort en espèces auprès de la camionnette d’un fournisseur.

C’est le moyen le plus rapide de faire entrer du stock dans un nouveau commerce, et cela fonctionne sur tous les forfaits.

Comment enregistrer un achat instantané

Allez dans Transactions d’achat → Achats instantanés.
Cliquez sur Nouvel achat instantané.
Choisissez l’Emplacement où vont les marchandises.
Choisissez le Fournisseur, ou saisissez un nom pour en créer un nouveau (voir ci-dessous).
Renseignez la Date d’achat.
Sous Produits, cliquez sur Ajouter un produit pour chaque article. Saisissez la quantité Reçu et le Coût unitaire payé. Ajoutez une Remise ou une Taxe si elles s’appliquent.
Sous Paiements, cliquez sur Ajouter un paiement. Choisissez la Méthode — espèces, banque, etc. — et le Montant. Ajoutez une Référence pour un chèque ou un virement.
Ajoutez d’autres paiements si vous avez réparti le règlement entre plusieurs méthodes.
Cliquez sur Enregistrer et valider.

Vous verrez Achat validé. Le stock est sur votre rayon et l’argent est enregistré comme sorti.

Comment acheter à un fournisseur qui n’est pas dans votre liste

Saisissez son nom dans la case Fournisseur au lieu d’en choisir un. Si votre entreprise l’autorise, une fiche fournisseur est créée automatiquement — ou réutilisée si une fiche de ce nom existe déjà.

Si ce n’est pas autorisé, on vous demandera de choisir un fournisseur existant. Vous pouvez aussi laisser le fournisseur entièrement vide, mais vous n’aurez alors aucune trace de qui vous a vendu.

Comment annuler un achat instantané

Trouvez-le dans la liste et cliquez sur Annuler dans le menu de ligne.
Donnez un Motif si vous voulez, et confirmez.

Cela défait proprement tout : le stock ressort, l’écriture comptable est contrepassée, et une ligne de remboursement correspondante est enregistrée pour chaque paiement encaissé, de sorte que le mouvement de trésorerie est visiblement annulé.

Les deux mêmes blocages qu’une réception s’appliquent — si les marchandises ont déjà été vendues, ou sont réservées pour quelqu’un, vous devez d’abord régler cela.

Ce que fait la validation


Stock	Augmente, avec une couche de coût au coût unitaire que vous avez saisi.
Comptes	La valeur du stock et la taxe déductible sont débitées ; chaque méthode de paiement est créditée de ce qu’elle a payé.
Chèques	Un paiement par chèque est enregistré dans le chéquier comme émis.
Reliquats	Les marchandises qui arrivent sont affectées aux clients en attente.

Points de vigilance

Il n’y a pas de bon de commande sur un achat instantané, il ne passe donc jamais par le rapprochement à trois voies. Rien ne recoupe ce qui vous a été facturé.
Pas de cases lot, série ou péremption. Contrairement à une réception de marchandises, le formulaire ne les demande même pas.
Pas de lecture de code-barres. Vous ajoutez les produits par le sélecteur.
Modifiable seulement à l’état de brouillon. Après validation, l’annulation est le seul retour possible.
La permission est partagée avec les Réceptions de marchandises. Vous ne pouvez pas laisser quelqu’un enregistrer des achats instantanés sans aussi le laisser réceptionner des marchandises.
Les approbations s’appliquent quand même. Si une règle correspond, Enregistrer et valider met l’achat en attente d’approbation et rien ne bouge tant que personne n’a approuvé.
Nécessite une connexion.

Voir aussi

Réceptionner des marchandises — le circuit complet, avec un bon de commande
Votre première journée — s’en servir pour charger le stock de départ