Demandes d'achat

Où

Transactions d'achat → Demandes d'achat

Forfait

Professionnel et plus

Permission

Purchasing → Purchase Requisition

Une demande d’achat est une demande interne d’acheter. Une succursale ou un service dit ce dont il a besoin et pourquoi ; quelqu’un de plus haut dit oui ou non ; la demande approuvée est transformée en bon de commande.

Personne en dehors de votre entreprise ne voit jamais une demande d’achat.

Comment créer une demande d’achat

1. Allez dans Transactions d’achat → Demandes d’achat.
2. Cliquez sur Nouvelle demande.
3. Choisissez l’Emplacement qui a besoin des marchandises.
4. Saisissez un Service si vous en tenez le suivi. C’est une zone de texte libre, pas une liste.
5. Renseignez la date de Livraison prévue.
6. Écrivez une Justification — pourquoi vous en avez besoin.
7. Sous Produits, cliquez sur Ajouter un produit pour chaque article. Saisissez la Quantité ; le Prix est. est repris de ce que l’article coûte habituellement. Ajoutez un Objet / note par ligne si c’est utile.
8. Cliquez sur Enregistrer le brouillon, ou sur Enregistrer et soumettre pour l’envoyer à la décision.

Comment en approuver ou en rejeter une

1. Trouvez la demande dans la liste — elle sera Déposée.
2. Ouvrez le menu de ligne et cliquez sur Approuver ou Rejeter.

C’est un seul clic d’une seule personne, pas un vrai circuit d’approbation

Les demandes d’achat ne sont pas reliées au système d’approbation utilisé ailleurs dans l’application. Cela signifie :

• Aucun seuil de montant. Une demande pour une boîte de stylos et une demande pour une camionnette passent de la même façon.
• Aucun acheminement. Personne n’est notifié, et il n’existe pas de boîte de réception d’approbations pour elles.
• Vous pouvez approuver votre propre demande si vous détenez la permission.

Si vous avez besoin de vrais contrôles sur les dépenses, placez-les plutôt sur le bon de commande, qui, lui, est relié au système d’approbation.

Comment transformer une demande approuvée en bon de commande

1. Trouvez la demande Approuvée dans la liste.
2. Ouvrez le menu de ligne et cliquez sur Convertir en commande.

Vous verrez Convertie en commande. Le statut de la demande devient Convertie en commande et elle est désormais close.

Deux choses sur la conversion qui piègent tout le monde

Vous n’êtes pas emmené vers la nouvelle commande. Il n’y a qu’un bref message. La commande en brouillon attend dans Bons de commande — allez la chercher.

La nouvelle commande n’a aucun fournisseur. La demande n’en a jamais demandé, et rien ne vous invite à en choisir un pendant la conversion. Vous devez ouvrir la commande en brouillon, ajouter le fournisseur, et seulement alors l’envoyer.

Vous pouvez aussi cliquer sur Convertir en demande de prix pour aller d’abord chercher des prix, ce qui vous emmène bien directement vers la nouvelle demande de devis.

Comment en annuler une

Ouvrez le menu de ligne et cliquez sur Annuler. Vous pouvez annuler une demande en brouillon, déposée, en cours d’examen, approuvée ou rejetée.

Une fois convertie, elle est figée

Une demande devenue bon de commande ou demande de devis ne peut être ni annulée ni inversée. Annulez plutôt le document qui en résulte.

Seul un brouillon peut être modifié ou supprimé.

Les demandes créées pour vous par le système

Le planificateur de stock peut créer des demandes en masse. Dans Réapprovisionnement, acceptez les suggestions que vous voulez et cliquez sur Convertir les acceptées en demandes d’achat.

Vous obtenez une demande d’achat ordinaire, toujours en brouillon, contenant toutes les lignes acceptées. Elle reprend la note du planificateur comme justification mais n’a ni service ni date de livraison prévue. C’est à vous de la soumettre, de l’approuver et de la convertir.

Points de vigilance

Modifier un brouillon enregistré efface son numéro

Enregistrez une modification sur une demande en brouillon et son numéro — PR-YYYYMMDD-HHMMSS-NNNNNN — est effacé. La liste affiche alors une colonne Numéro vide pour elle.

Rien d’autre ne casse, mais la demande devient difficile à désigner. Essayez d’avoir un brouillon correct avant de l’enregistrer une deuxième fois. La même chose vaut pour les demandes de devis.

• Qui a créé la demande n’est affiché nulle part. Le formulaire n’a pas de case « demandé par » et aucun écran n’affiche le demandeur.
• La justification et les notes d’objet ne sont jamais réaffichées. Vous pouvez les saisir, mais aucun écran ne les restitue à l’approbateur — celui-ci décide donc sans voir pourquoi.
• La date est toujours celle du jour. Le formulaire n’a aucune case de date de demande, donc une demande ne peut pas être antidatée — non pas parce que la fenêtre de datation l’interdit, mais parce qu’il n’y a nulle part où saisir une date. Livraison prévue est la seule date du formulaire et, étant une date tournée vers l’avenir, elle n’est pas limitée par la fenêtre.
• Ni impression, ni export, ni envoi.
• La conversion n’existe que dans la liste. Ouvrir une demande en pleine page vous donne un formulaire en lecture seule, sans aucun moyen de l’approuver ou de la convertir. Utilisez le menu de ligne dans la liste.
• Sur téléphone, la liste ne propose que Soumettre. Approuver et convertir nécessitent la vue bureau.
• Nécessite une connexion.

Voir aussi

• Demandes de devis — obtenir des prix avant de vous engager
• Bons de commande
• Réapprovisionnement