Facturation et factures

Émettre une facture

1. Allez dans Billing / SaaS → Tenant invoices et cliquez sur Generate invoice.
2. Choisissez le Tenant (le compte client).
3. Cliquez sur Generate invoice. Vous obtenez “Draft invoice created.”
4. Ouvrez le brouillon et vérifiez les Line items.
5. Cliquez sur Send invoice.

La liste se filtre par All, Unpaid et Pending, avec les colonnes Number, Package, Invoice date, Due date, Total, Paid et Status.

Send invoice n’a pas de confirmation et ne peut pas être annulé

Un seul clic finalise le brouillon et fait avancer le cycle de facturation de l’abonnement. Il n’y a nulle part dans la console d’annulation, de résiliation ni d’avoir.

Une facture émise par erreur ne peut être que marquée payée, ou laissée vieillir jusqu’à ce que l’échelon de passage en pertes de l’échelle de relance la rattrape. Vérifiez les lignes avant d’envoyer.

Pour facturer les arriérés en masse, Billing settings → Back-bill all tenants crée un brouillon par période écoulée pour chaque compte payant actif. Il avertit “This can create many invoices.” Rien n’est envoyé — relisez et envoyez chaque brouillon vous-même.

Enregistrer un paiement

Sur une facture qui a été envoyée :

• Mark paid solde la totalité du montant dû. Il demande confirmation.
• Record payment ouvre une boîte de dialogue avec Amount (prérempli avec le montant dû) et une Reference facultative.
• Download PDF ouvre le document dans un nouvel onglet.

Chaque paiement manuel est enregistré comme espèces

Le mode de paiement est fixé à cash et il n’y a aucun sélecteur, même si le champ Reference suggère le contraire avec “e.g. bank transfer ref, cheque no.”

Un virement bancaire que vous enregistrez ici sera rapporté comme des espèces. Mettez le vrai mode de paiement dans Reference pour que l’historique ait un sens plus tard.

Il n’existe aucune contrepassation pour un paiement mal enregistré.

Approuver un paiement déclaré

Quand un client dit avoir payé hors ligne, la facture passe à Pending verification et apparaît dans la liste de travail.

1. Allez dans Billing / SaaS → Payment verifications.
2. Comparez Total et Declared. Cliquez sur le numéro de facture pour le détail complet.
3. Cliquez sur Confirm — “Confirm this payment? The invoice will be marked paid.”
4. Ou sur Reject — le client est notifié et la facture retourne sur l’échelle de relance.

La même action se comporte différemment à deux endroits

La même paire de boutons existe sur la page de détail de la facture sous les noms Confirm payment et Reject payment — et là, Confirm payment s’exécute immédiatement, sans boîte de dialogue.

Si vous voulez la sécurité d’une étape de confirmation, travaillez depuis l’écran Payment verifications.

Cet écran n’a ni filtres ni pagination — il affiche d’un bloc ce que le serveur renvoie.

Échéanciers de paiement

Billing / SaaS → Payment plans liste les arrangements de paiement échelonné, filtrés par Requested, Active, Completed et Cancelled.

Sur un échéancier en attente de décision :

• Approve — un clic, sans confirmation.
• Decline — demande un motif facultatif et notifie le client.
• Cancel plan — “Remaining installments will be voided.”

Sur un échéancier actif, chaque échéance impayée dispose de Mark paid, qui ouvre un unique champ Amount prérempli avec ce qui reste dû. Il n’y a aucun champ référence ni mode de paiement sur le règlement d’une échéance.

Deux statuts n’ont pas d’onglet

Les échéanciers defaulted ou declined n’apparaissent que sous All.

Commandes des clients

Billing / SaaS → Tenant orders est un relevé en lecture seule des achats et montées en gamme de packages, filtré par statut de paiement. Il n’y a aucune action de ligne et la page de détail n’a aucun bouton.

Tarif des crédits

Billing / SaaS → Credit pricing définit combien de crédits coûte chaque message sortant.

Pour toute la plateforme :

1. Ouvrez l’onglet Global rates.
2. Réglez le nombre de crédits par message pour Email, SMS, WhatsApp, In-app, Email with attachment et WhatsApp with attachment. Des nombres entiers, zéro ou plus.
3. Cliquez sur Save.

Pour un seul client :

1. Ouvrez l’onglet Per tenant et choisissez le Tenant.
2. Ne remplissez que les canaux que vous voulez modifier. Une case vide hérite du tarif global.
3. Cliquez sur Save.

Pour remettre un client au tarif standard, videz la case et enregistrez à nouveau.

Tous les comptes n’apparaissent pas dans cette liste déroulante

La liste est construite à partir des abonnements, plafonnée à 500 et sans recherche. Un compte sans abonnement n’y sera pas, et si la recherche du nom échoue vous verrez des identifiants plutôt que des noms.

À lire aussi

• Relances et recouvrement
• Comptes clients
• Forfaits, packages et paliers de permission