Revenus et dépenses

Où

Finances → Petite caisse → Dépenses

Forfait

Tous les forfaits

Permission

Accounting → Expense

C’est la partie des Finances qu’un commerçant utilise le plus : le loyer, l’électricité, des salaires payés en espèces, des frais de livraison — et l’argent entrant qui n’est pas passé par la caisse.

Disponible sur tous les forfaits.

Comment enregistrer une dépense

1. Allez dans Finances → Petite caisse → Dépenses et cliquez sur Nouvelle dépense.
2. Choisissez la Catégorie de dépense, ou laissez Aucune catégorie.
3. Saisissez le Montant.
4. Réglez la Date de dépense — aujourd’hui par défaut.
5. Choisissez le Mode : Espèces, Virement bancaire, Chèque, Mobile money ou Carte de crédit.
6. Laissez le Numéro vide et il est généré pour vous.
7. Rédigez une Description claire — « Loyer, mars », « Électricité », « Salaires, Kofi ». C’est ce que vous relirez dans six mois.
8. Joignez le reçu sous Pièces jointes.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer ne fait que consigner la dépense. Pour la porter dans vos comptes, ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Comptabiliser.

Comment enregistrer un autre revenu

Exactement pareil, sous Finances → Petite caisse → Revenus. Notez que le menu dit Revenus mais que la page est intitulée Autres revenus.

Comment créer une catégorie

1. Allez dans Finances → Petite caisse → Catégories de dépenses et cliquez sur Nouvelle catégorie.
2. Saisissez un Nom et cliquez sur Enregistrer.

Les catégories de revenus fonctionnent de la même façon.

Une catégorie ne choisit pas de compte

Il est naturel d’attendre que Loyer s’impute sur un compte de loyer. Ce n’est pas le cas.

Une catégorie est une étiquette pour les rapports, rien de plus — elle n’a pas de champ de compte. Chaque dépense de votre entreprise s’impute sur le même compte de charges, quelle que soit sa catégorie, et ce compte vient de vos profils d’imputation.

Le côté crédit est choisi par le Mode, pas par vous — les espèces vont au compte de caisse, le virement bancaire au compte bancaire, et ainsi de suite. Il n’y a pas de sélecteur de compte bancaire, donc si vous avez deux comptes bancaires vous ne pouvez pas dire duquel c’est sorti.

Ce à quoi faire attention

Le message de réussite ne veut pas dire que c’est comptabilisé

Comptabiliser affiche « Comptabilisé au grand livre » même quand rien n’a été comptabilisé — si vos profils d’imputation ne sont pas en place, si le montant est nul, ou si la dépense n’a pas d’emplacement.

Le même message apparaît quand une règle d’approbation l’a mise de côté à la place.

Fiez-vous au badge Comptabilisé sur la ligne, jamais au message. S’il indique toujours Non comptabilisé, rien n’a atteint vos comptes.

Supprimer une dépense comptabilisée laisse la comptabilité derrière

La suppression ne vérifie absolument pas si la dépense était comptabilisée, et elle n’annule pas l’écriture comptable.

Supprimez une dépense comptabilisée et le document disparaît de votre liste pendant que l’écriture reste dans votre grand livre pour toujours — vos dépenses ne correspondront plus à vos comptes et rien n’expliquera pourquoi.

Il n’y a ni annulation ni extourne sur une dépense. Si vous en avez comptabilisé une à tort, n’y touchez pas et demandez à la personne qui tient vos comptes d’extourner l’écriture de journal.

• Modifier une dépense comptabilisée n’est pas bloqué non plus. Changez le montant après comptabilisation et le document ne correspond plus à l’écriture qu’il a créée.
• Le bouton Comptabiliser peut ne pas fonctionner pour la personne qui le voit. Il apparaît pour quiconque peut comptabiliser des écritures de journal, mais le serveur exige la permission de modification des dépenses. L’inverse se produit aussi — quelqu’un qui peut comptabiliser peut ne jamais voir le bouton.
• Les dépenses et les revenus fonctionnent hors ligne, y compris la comptabilisation. Une comptabilisation hors ligne est optimiste ; elle peut encore s’avérer non comptabilisée une fois synchronisée.

Voir aussi

• Mettre en place vos comptes — les profils d’imputation
• Banque et espèces