Mettre en place vos comptes

Où

Finances → Grand livre & comptes → Plan comptable

Forfait

Professionnel et plus

Permission

Accounting → Chart Of Account

Vos comptes démarrent vides à dessein — les comptes sur lesquels une entreprise impute sont une décision que l’application ne prendra pas à votre place. Deux boutons font l’essentiel du travail.

Il vous faut le forfait Professionnel pour cela

Le Plan comptable est en Professionnel, alors que les Profils d’imputation sont en Croissance. Un commerce en Croissance peut ouvrir l’écran des profils d’imputation mais ne peut pas atteindre l’écran qui crée les comptes vers lesquels ces profils doivent pointer. En pratique, toute la mise en place exige donc le Professionnel.

Comment créer votre plan comptable

1. Allez dans Finances → Grand livre & comptes → Plan comptable.
2. Cliquez sur Charger un plan type.
3. Choisissez Plan simple (allégé) — 67 comptes, ce qui convient à la plupart des commerces — ou Plan complet (détaillé) à 149 comptes.
4. On vous indique combien ont été créés.

Les deux vous donnent les mêmes huit groupes — Actifs, Passifs, Capitaux propres, Produits, Coût des ventes, Charges d’exploitation, Autres charges, Produits hors exploitation — avec les comptes habituels sous chacun.

Le relancer ne présente aucun risque. Il n’ajoute que ce qui manque et ne touche jamais aux comptes que vous avez déjà.

Pour en ajouter un à la main, cliquez sur Nouveau compte et donnez-lui un Code, un Nom et un Type de compte.

Comment indiquer à l’application sur quels comptes imputer

Un profil d’imputation est une règle unique : « quand ce type de document survient, cette part du montant va sur ce compte. » Le produit d’une vente va sur Produits des ventes, son coût sur Coût des marchandises vendues, et ainsi de suite. Il y a plus de deux cents de ces règles.

1. Chargez d’abord votre plan comptable — les profils ont besoin de comptes vers lesquels pointer.
2. Allez dans Finances → Grand livre & comptes → Profils d’imputation.
3. Cliquez sur Charger les profils types et confirmez.

Chaque règle se lie au premier compte adapté qu’elle trouve dans votre plan. S’il n’en existe aucun, la règle est silencieusement ignorée — c’est pourquoi un plan simple aboutit à moins de règles qu’un plan complet.

Cet écran affiche des noms internes

Les listes Type de document et Rôle du compte affichent des identifiants bruts comme work_order_material_consumption plutôt que du texte lisible, et rien n’indique quelles règles sont obligatoires. C’est lisible avec un effort, mais ce n’est pas un écran à confier à un membre du personnel non technicien.

Pourquoi cela compte plus qu’il n’y paraît

Sans profils d’imputation, vingt types de documents n’imputent rien — en silence

Si une règle manque, l’application abandonne toute l’écriture comptable et continue. Pas d’erreur, pas d’avertissement. Le document se termine, le stock bouge, le solde du client est mis à jour. Seule la comptabilité est sautée.

Cela concerne les factures et paiements clients, les ventes à crédit, les avoirs, les dépenses, les revenus, les dépôts et retraits bancaires, les déclarations de taxe, les soldes d’ouverture clients et fournisseurs, les retours fournisseurs, et tous les types de mouvements de stock.

Résultat : votre balance générale, votre bilan, votre compte de résultat, votre grand livre général et vos soldes de comptes afficheront tous zéro, parce que chacun d’eux est construit uniquement à partir des écritures comptables. Tout le reste de l’application paraît parfaitement sain.

Le pire des cas est une configuration partiellement associée, où un retour de marchandises impute le côté argent et pas le côté stock.

Si vos rapports semblent vides, vérifiez ici en premier. Vérifiez aussi les paramètres Comptabilisation automatique activée et Comptabiliser le stock au grand livre — désactiver l’un ou l’autre produit des symptômes identiques.

Comment reprendre les soldes de votre ancien système

Procédez dans cet ordre.

1. Enregistrez votre date de bascule

1. Allez dans Finances → Transactions financières → Paramètres d’ouverture des livres.
2. Cliquez sur Configurer.
3. Réglez Ouverture des comptes le sur votre date de mise en service et choisissez 3900 Opening Balance Equity comme Compte de capitaux d’ouverture.
4. Enregistrez.

« Verrouiller les comptes » ne verrouille rien

Le bouton Verrouiller les comptes avertit que le verrouillage est irréversible. En réalité il n’impose rien — les soldes d’ouverture restent entièrement modifiables ensuite. Le seul changement est que les boutons Modifier et Verrouiller disparaissent de cette seule carte.

Le Motif du verrouillage qu’il affiche ne peut jamais être renseigné non plus ; il n’y a pas de champ pour cela.

2. Reprenez ce que les clients vous doivent

Allez dans Finances → Transactions financières → Soldes d’ouverture clients, ajoutez-en un par client, et comptabilisez-le. Celui-ci se comptabilise réellement, et met à jour le compte du client.

3. Reprenez ce que vous devez aux fournisseurs

Pareil, sous Soldes fournisseurs d’ouverture.

4. Reprenez tout le reste avec une seule écriture de journal

N’utilisez pas l’écran « Soldes d’ouverture » — il ne fait rien

Finances → Transactions financières → Soldes d’ouverture a tout l’air d’être le bon endroit, et c’est une impasse. Marquer une ligne Comptabilisé fait passer un badge du gris au vert et n’écrit rien dans vos comptes. Les chiffres n’atteignent jamais le grand livre général, la balance générale ni le bilan.

Utilisez une écriture de journal à la place, comme ci-dessous.

1. Allez dans Finances → Grand livre & comptes → Écritures de journal et cliquez sur Nouvelle écriture.
2. Réglez la Date d’écriture sur la veille de votre mise en service.
3. Décrivez-la comme « Soldes d’ouverture repris ».
4. Ajoutez une ligne par compte de votre ancienne balance générale — débitez les actifs, créditez les passifs — en choisissant le Compte et en saisissant dans Débit ou Crédit.
5. Équilibrez l’ensemble contre 3900 Opening Balance Equity. Le pied de page doit indiquer Équilibrée.
6. Enregistrez.

5. Mettez en place votre exercice

Créez l’exercice fiscal sous Finances → Configuration fiscale → Exercices fiscaux, puis créez chaque période sous Périodes comptables.

Deux choses à savoir dès maintenant sur les périodes

Créer un exercice fiscal ne crée pas ses mois. Douze mois veut dire douze fenêtres distinctes, chaque année. Il n’y a pas de bouton de génération.

Clôturer un exercice fiscal ne bloque rien. Seul le statut d’une période comptable est jamais vérifié, vous devez donc clôturer chaque mois individuellement. Clôturer l’exercice est cosmétique.

Notez aussi que si aucune période ne couvre une date, la comptabilisation à cette date est autorisée. Un mois que vous n’avez jamais créé n’a aucune protection.

Clôturer une période refuse tout ce qui est daté dedans — et comme le refus abandonne le document entier, dater une vente, une écriture ou une facture d’achat dans un mois clôturé fait échouer le document purement et simplement. C’est un symptôme très différent d’un profil d’imputation manquant, qui échoue en silence.

Une seconde règle, distincte, limite aussi jusqu’où vous pouvez antidater

La clôture de période n’est pas la seule chose qui refuse une date. Tout document daté de l’application — y compris les écritures, les factures d’achat, les encaissements et les dépenses — est aussi tenu dans une fenêtre de datation mesurée depuis aujourd’hui, cinq jours en arrière par défaut. Les deux règles sont indépendantes : une date peut tomber dans une période ouverte et rester trop ancienne pour la fenêtre, et une date dans la fenêtre peut tomber dans un mois que vous avez clôturé. Le message de refus vous dit laquelle des deux vous a arrêté.

Réglez la fenêtre dans Paramètres → Entreprise → Paramètres de l’espace de travail, ou par société ou par emplacement. Voir Les dates de document et jusqu’où elles peuvent bouger.

Autres écrans de configuration

Écran	Ce qu’il fait
Centres de coûts	Étiquette les lignes de journal par succursale ou par service. Ne produit un rapport que si vous construisez aussi un budget.
Taux de change	Les taux pour le commerce multidevise. Réellement utilisés.
Conditions de paiement	Rien ne les lit. Voir ci-dessous.

Les conditions de paiement n’alimentent rien

L’écran vous laisse définir Net 30 et des escomptes de règlement anticipé, et aucun document de l’application n’y fait référence. Aucune facture, aucun bon, aucune vente ni commande d’achat n’a de champ de conditions de paiement.

Les vraies échéances viennent du nombre Conditions de paiement (jours) sur la fiche du client ou du fournisseur. Réglez-les là.

Les taux de change se saisissent à la main, sauf si votre hébergeur a activé le flux

Il existe un flux de taux quotidien qui fonctionne, mais il est désactivé sauf si la personne qui héberge votre système l’a activé au déploiement, et il n’y a aucun interrupteur pour cela dans l’application.

Deux bizarreries s’il est actif : les taux du flux sont enregistrés pour toute l’entreprise plutôt que pour une société, donc ils n’apparaissent pas dans cette liste alors même que l’application les utilise ; et la liste Origine vous laisse étiqueter un taux saisi à la main « Flux auto », ce qui ne veut rien dire.

Voir aussi

• Rapports financiers
• Revenus et dépenses
• Taxe