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Un fournisseur est un contact dont la case fournisseur est cochée — le même type de fiche qu’un client, donc quelqu’un à qui vous achetez et vendez à la fois est un seul contact, pas deux.

Comment ajouter un fournisseur

1. Allez dans Organisation → Fournisseurs.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez le nom, et toutes les coordonnées dont vous disposez — e-mail, téléphone, personne de contact, adresse.
4. Ajoutez son N° fiscal si vous en avez besoin sur les documents.
5. Renseignez une Devise par défaut s’il vous facture dans une autre monnaie que la vôtre. Laissez vide pour utiliser la vôtre.
6. Dans la section fournisseur, renseignez :
   • Conditions de paiement (jours) — le délai dont vous disposez pour payer
   • Limite de crédit
   • Délai (jours) par défaut
7. Enregistrez.

Les fournisseurs fonctionnent hors ligne. Un fournisseur ajouté sans connexion se synchronise plus tard.

Un seul de ces trois champs fournisseur fait réellement quelque chose

Champ	Ce qu’il fait
Conditions de paiement (jours)	Réel. Fixe la date d’échéance de la facture créée à la réception des marchandises. Revient à la valeur par défaut de votre entreprise — généralement 30 jours — quand il est vide.
Délai (jours) par défaut	Rien ne le lit. Pas utilisé par le réapprovisionnement, pas utilisé ailleurs. Une note pour vous-même.
Limite de crédit	Rien ne l’applique. Vous ne serez jamais averti ni bloqué pour l’avoir dépassée. Il en va de même pour la limite de crédit d’un client — voir Ventes à crédit.

Si vous voulez que le réapprovisionnement connaisse le délai d’un fournisseur, il doit figurer sur le lien avec le produit ci-dessous, pas ici.

Comment enregistrer ce qu’un fournisseur facture pour un produit

Sur la page du fournisseur, ouvrez l’onglet Produits. C’est sa liste approuvée : quels articles vous lui achetez, et à quelles conditions.

1. Cliquez pour ajouter un produit.
2. Saisissez le produit, et les quantités de réapprovisionnement minimale et maximale.
3. Enregistrez.

Les champs qui comptent ne peuvent pas être saisis depuis l’application

Le système stocke bien plus par couple fournisseur-produit que cela : un coût unitaire convenu, une référence fournisseur, un délai, un multiple de commande — acheter par paquets de douze — et un indicateur de fournisseur préféré.

Aucun écran n’en renseigne un seul. Le formulaire n’accepte que le produit plus le minimum et le maximum.

C’est important parce que le réapprovisionnement choisit un fournisseur d’abord par l’indicateur de préférence, puis par le coût convenu. Aucun des deux n’étant saisissable, les lignes de chaque produit sont sans indicateur et valorisées à zéro, si bien que le planificateur se rabat sur le fournisseur qui a été lié en premier. Il suggérera quand même des commandes ; il ne peut simplement pas bien choisir entre fournisseurs.

On vous demandera aussi le produit sous forme d’un long identifiant interne plutôt que de le choisir dans une liste, car il n’y a pas encore de recherche de produit sur ce formulaire.

Là où la liste approuvée fonctionne : le réapprovisionnement la lit pour choisir un fournisseur et arrondir les quantités commandées, et le sélecteur de produits des documents d’achat peut être limité aux produits approuvés d’un fournisseur, en affichant sa référence et le coût convenu.

Les multiples de commande ne sont appliqués qu’au réapprovisionnement

Le planificateur arrondit ses suggestions au multiple de commande et au minimum. Rien n’arrondit ni ne vérifie une quantité que vous saisissez sur un bon de commande, il est donc tout à fait possible de commander sept unités d’un article vendu uniquement par douze.

Comment lire une fiche d’évaluation fournisseur

Où

Organisation → Fiches d'évaluation

Forfait

Professionnel et plus

Permission

Organization → Supplier

Contrairement à plusieurs écrans qui lui ressemblent, celui-ci est réel et se remplit tout seul.

1. Allez sur l’écran des fiches d’évaluation fournisseurs.
2. Vérifiez la période. Elle s’ouvre sur le mois dernier, et c’est délibéré — n’y touchez pas.
3. Lisez le classement.

Chaque fournisseur est noté sur :

Mesure	Signification
Livraison à temps	Part des livraisons arrivées à l’heure
Délai moyen	Jours entre la commande et la livraison
Qualité	Part non renvoyée
Écart de prix	À quel point le prix facturé s’est écarté du prix commandé
Taux de service	Part de ce que vous avez commandé qui est réellement arrivé
Score global	Les mesures ci-dessus combinées, notées A (90+), B (75+), C (60+) ou D

Quatre choses à savoir avant d’agir sur un score

1. « À temps » signifie dans les sept jours suivant la date de commande — et non par rapport à une date de livraison convenue. Un fournisseur qui avait promis quatre semaines et a mis dix jours est mal noté.
2. Les chiffres portent sur le mois dernier, pas sur le mois en cours. Ils sont recalculés chaque nuit, mais toujours pour le mois civil précédent.
3. La période doit correspondre exactement. Choisissez vos propres dates et vous obtenez un tableau vide, pas un tableau partiel. Laissez la période telle qu’elle s’ouvre.
4. Seuls les fournisseurs dont vous avez réceptionné des marchandises apparaissent. Un fournisseur que vous avez payé mais dont vous n’avez rien réceptionné est simplement absent.

Il n’y a pas de bouton de recalcul. Si un fournisseur semble mal noté, attendez le traitement de nuit.

Vous pouvez aussi saisir une fiche d’évaluation à la main depuis l’onglet Fiches d’évaluation du fournisseur — mais un chiffre saisi à la main pour une période également couverte par le traitement de nuit sera écrasé.

L’écran des fiches d’évaluation nécessite une connexion et affiche une erreur plutôt que d’anciens chiffres lorsque vous êtes hors ligne.

Cette entrée de menu n’a pas de libellé

En raison d’une traduction manquante, cet élément s’affiche actuellement dans le menu sous la forme nav.supplierScorecards plutôt qu’avec un nom lisible. C’est bien le bon écran.

Payer vos fournisseurs

Le paiement se fait dans Finances, pas ici. Le relais, c’est la réception de marchandises : en valider une crée une facture en brouillon datée selon les conditions de paiement du fournisseur.

Écran	Pour
Factures fournisseurs	Les factures que vous devez
Rapprochement à trois voies	Vérifier la commande face à la livraison face à la facture
Paiements fournisseurs	Les payer
Grand livre fournisseurs	Leur solde courant
Rapprochements de relevés	Rapprocher vos écritures de leur relevé
Avoirs fournisseurs, Acomptes fournisseurs	Les exceptions

Le rapprochement à trois voies peut bloquer un paiement

Lorsqu’une facture est liée à une réception de marchandises et dépasse votre seuil, le système compare la commande, la livraison et la facture, et refuse de libérer le paiement tant qu’elles ne concordent pas. Si un paiement ne passe pas, regardez là en premier.

Les achats instantanés ne créent aucune facture, ils ne passent donc jamais par ce contrôle.

Voir aussi

• Acheter et réceptionner
• Réapprovisionnement
• Réceptionner des marchandises