Documents juridiques

Settings → Legal documents contient trois documents — Terms of Service, Privacy Policy et Data Processing Addendum — chacun avec son propre historique de versions.

Une version reste un brouillon jusqu’à ce que vous la publiiez. La publication la fige, envoie un e-mail à chaque compte client, et lance leur compte à rebours d’acceptation.

Publier une nouvelle version

1. Allez dans Settings → Legal documents.
2. Dans la carte concernée, cliquez sur New version.
3. Saisissez le Version label — unique pour ce document, par exemple 2026-1.
4. Réglez l’Effective date. Lisez d’abord l’avertissement plus bas.
5. Réglez l’Acceptance grace (days) — de 0 à 365, 30 par défaut.
6. Laissez Requires tenant acceptance coché, sauf si le document est informatif. Les comptes qui n’acceptent pas dans le délai de grâce voient leur espace de travail restreint.
7. Sur l’onglet English (required), rédigez le Title, le Body (Markdown) et un Summary of changes. Utilisez Preview pour vérifier la mise en forme.
8. Remplissez éventuellement l’onglet Français (optional). C’est tout ou rien — un titre sans corps est refusé.
9. Cliquez sur Create draft. Continuez à modifier et utilisez Save draft aussi longtemps que vous voulez.
10. Quand c’est définitif, cliquez sur Publish et confirmez.

La confirmation est brutale, et exacte : “Publishing is irreversible. The version is frozen (no further edits) and an email notice is sent to every tenant, starting their acceptance clock.”

Le Summary of changes est repris dans l’e-mail

Ce n’est pas une note interne. Ce que vous y écrivez est ce que chacun de vos clients lit. Écrivez-le pour eux.

Effective date est facultatif dans le formulaire mais obligatoire pour publier

Rien ne marque le champ comme obligatoire et rien ne se plaint pendant que vous rédigez. Le refus n’arrive qu’au moment où vous appuyez sur Publish.

Une date d’effet antérieure est silencieusement ramenée à maintenant

Les conditions ne s’appliquent jamais rétroactivement, donc la publication remonte toute date d’effet passée au moment de la publication. La date que vous avez saisie n’est pas celle qui prend effet, et rien à l’écran ne le dit.

La publication ne peut pas être annulée

La version est figée — plus aucune modification, jamais — et la notification part vers chaque compte client. Il n’y a ni dépublication ni rappel.

Si vous vous êtes trompé, la seule voie est de publier une version supplémentaire.

Suivre les acceptations

Ouvrez une version publiée et vous obtenez Accepted, Pending, Overdue et Not applicable, puis un tableau Tenant acceptance montrant qui a accepté, qui est encore dans son délai de grâce et qui l’a dépassé, avec Tenant, Status, Deadline, Accepted by et Accepted at. Il se filtre par statut et pagine par 50.

En dessous, le contenu figé lui-même.

Le message de succès en dit un peu trop

La publication annonce “Version published. Tenants notified.” Si la diffusion des notifications n’a pas pu être mise en file d’attente à ce moment-là, elle est réessayée plus tard par une passe périodique — mais on vous annonce le succès dans les deux cas.

Si une publication est urgente, vérifiez que les e-mails sont bien partis plutôt que de croire le message.

Supprimer un brouillon

Un brouillon non publié dispose de Delete draft — “This draft will be permanently deleted. This cannot be undone.” Les versions publiées ne peuvent pas être supprimées du tout.

Ce que voient les clients

Un compte client dont les conditions ne sont pas acceptées au-delà de son délai de grâce est bloqué hors de son espace de travail jusqu’à ce que quelqu’un accepte. Ce blocage empêche la lecture autant que l’écriture et — contrairement au blocage de facturation — il n’épargne pas le service d’assistance, si bien qu’un client bloqué ne peut pas ouvrir de ticket pour vous le signaler.

Gardez-le à l’esprit en fixant un délai de grâce court.

À lire aussi

• La console d’hébergement
• Comptes clients