L'argent des clients

Où

Finances → Finances clients → Factures clients

Forfait

Professionnel et plus

Permission

Receivables → Customer Invoice

Nouveauté : un seul solde, plus deux

L’argent qu’un client vous doit se trouvait auparavant à deux endroits distincts — les ventes à crédit de la caisse et les factures des finances — réglés sur des écrans différents. Cette séparation a disparu.

Une vente à crédit émet désormais une facture client pour son solde impayé : tout ce qu’un client doit est donc une facture. Un paiement enregistré avec Ajouter un paiement sur la vente, un paiement enregistré ici dans Paiements clients et un paiement fait en ligne par le client réduisent tous la même facture — et les colonnes Payée et Solde de la vente restent alignées.

Les ventes à crédit antérieures à ce changement rejoignent ce fonctionnement une fois que votre administrateur les a converties. D’ici là, réglez-les avec Ajouter un paiement sur la vente.

Comment facturer un client

Utilisez une facture pour des services, un loyer, des livraisons facturées plus tard, ou un compte mensuel — tout ce qui ne fait pas passer de marchandise par le comptoir. Les marchandises remises, même à crédit, relèvent de la caisse, sous forme de vente à crédit, laquelle émet sa propre facture.

Le déroulé complet — lignes, taxe, échéances, comptabilisation et envoi — se trouve dans facturer un client. En bref :

1. Allez dans Finances → Finances clients → Factures clients et cliquez sur Nouvelle facture.
2. Choisissez le Client, saisissez ce que vous facturez, puis Enregistrer. Une nouvelle facture est toujours un Brouillon.
3. Ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Comptabiliser. La comptabilisation la passe en Envoyée, l’ajoute à ce que doit le client et envoie un e-mail au client.
4. Renvoyez-la quand vous en avez besoin avec Envoyer, Imprimer ou Télécharger.

La liste des factures clients inclut désormais les ventes à crédit

Les factures émises par les ventes à crédit apparaissent dans la même liste. Elles affichent les articles de la vente et peuvent être envoyées, imprimées et payées comme les autres, mais elles se modifient et s’annulent depuis la vente, pas ici.

Comment enregistrer un paiement contre des factures

1. Allez dans Finances → Finances clients → Paiements clients et cliquez sur Nouveau paiement.
2. Choisissez le Client et l’Emplacement, et réglez la Date de paiement.
3. Sous Affectations, réglez le Montant, la Méthode et la Facture sur la première ligne.
4. Pour répartir un paiement sur plusieurs factures, cliquez sur Ajouter une ligne pour chacune et réglez le montant et la facture sur chaque ligne. Le Total en dessous est le paiement — vous ne saisissez jamais de chiffre d’en-tête.
5. Laissez la Facture sur Au compte (sans facture) pour tout ce que vous ne pouvez pas affecter. Cela reste en crédit sur leur compte.
6. Enregistrez, puis Comptabiliser depuis le menu de la ligne.

Une affectation à une facture non comptabilisée est ignorée en silence

Si la facture que vous choisissez n’a jamais été comptabilisée, cette part du paiement est discrètement traitée comme un crédit au compte à la place. L’argent n’est pas perdu, mais la facture reste entièrement ouverte et rien ne vous le dit.

Si un paiement ne semble pas avoir soldé une facture, vérifiez que la facture est comptabilisée.

• Vous ne pouvez pas affecter hors ligne. La liste des factures est récupérée en direct, donc sans connexion la seule option est Sur compte.
• La liste affiche toutes les factures de ce client, y compris celles qui sont payées et celles en brouillon.

Comment créditer un client

1. Allez dans Finances → Transactions financières → Avoirs clients et cliquez sur Nouvel avoir.
2. Choisissez le Client et l’Emplacement, réglez la date, et écrivez le Motif.
3. Cliquez sur Ajouter une ligne et saisissez une Description, une Qté et un Prix unitaire pour chaque article.
4. Enregistrez, puis Comptabiliser depuis le menu de la ligne.

Un avoir n’est jamais appliqué à une facture

Il réduit le solde global du client en se plaçant à côté de ses factures comme un crédit. Il ne solde pas la facture à laquelle il se rapporte.

Ainsi la facture d’origine conserve tout son solde, continue de vieillir, et continue de déclencher des e-mails de relance, pendant que le crédit est posé à côté. Le statut Appliqué existe mais rien ne le positionne jamais — c’est une note pour vous-même.

Comment voir ce qu’un client doit

Allez dans Finances → Finances clients → Grand livre clients et choisissez le Client.

• Les lignes de Débit sont ce qu’il doit — factures (y compris celles émises par les ventes à crédit) et soldes d’ouverture.
• Les lignes de Crédit le réduisent — paiements et avoirs.
• Restant sur une ligne de débit est ce qui est encore dû ; sur une ligne de crédit, c’est du crédit inutilisé.

Pour la vue d’ensemble tous clients confondus, utilisez la Balance âgée clients.

Les crédits non appliqués gonflent votre balance âgée

La Balance âgée clients additionne tout ce qui a un solde restant — y compris les paiements et avoirs non appliqués, qui devraient réduire le total plutôt que l’augmenter.

Donc un avoir que vous avez émis, ou un paiement laissé au compte, fait paraître votre Total dû plus gros. Lisez le grand livre clients pour connaître la vraie position de tout client qui paraît faux. Il en va de même pour la Balance âgée fournisseurs.

Comment relancer les clients automatiquement

Il existe trois relances automatiques : un rappel avant l’échéance d’une facture, un avis de retard, et un relevé mensuel avec un lien de paiement que le client peut régler en ligne.

Les trois sont désactivées par défaut, et il n’y a pas d’écran pour les activer — c’est une modification de paramètre. Si vous n’avez jamais reçu de copie d’un rappel, elles sont désactivées.

Les trois couvrent la dette des ventes à crédit autant que les factures que vous avez émises vous-même, puisque le solde d’une vente à crédit est désormais une facture.

Le lien de paiement du relevé mensuel mérite d’être connu : un seul paiement depuis ce lien règle plusieurs factures à la fois, la plus ancienne d’abord, et tout excédent reste en crédit sur le compte. Voir être payé en ligne.

Il n’y a pas d’écran de relevé client dans l’application.

Des écrans qui ne font pas ce qu’ils annoncent

Les factures récurrentes ne génèrent jamais rien

Vous pouvez créer un échéancier, définir une cadence et une date de prochaine génération, et le regarder ne rien faire. Aucune tâche ne lit ces échéanciers. Aucune facture n’est jamais créée.

Le formulaire n’enregistre par ailleurs jamais les lignes du modèle, donc chaque échéancier est vide de toute façon, et la liste des cadences propose Quotidien et Annuelle, que le serveur rejette purement et simplement.

Émettez la facture de chaque période à la main.

Les acomptes clients n’enregistrent rien sur le plan financier

Il n’y a pas de Comptabiliser sur cet écran et aucune comptabilisation derrière. Un acompte enregistré ici n’atteint jamais vos comptes, ni le grand livre du client, ni votre balance âgée. Les colonnes Appliqué et Solde ne peuvent jamais changer, et les statuts Partiellement appliqué / Entièrement appliqué sont des étiquettes que vous positionnez à la main.

Pour prendre un vrai acompte : enregistrez-le comme Paiement client avec l’affectation laissée sur Au compte (sans facture) et comptabilisez-le. Cela enregistre réellement l’argent et laisse un crédit que vous pourrez affecter plus tard.

• Litiges clients est un journal de réclamations. Il ne bloque pas le solde et rien d’autre ne le lit. La colonne Résolu le ne se remplit jamais.
• Contrats de service est un carnet d’entretien. Achever une visite ne facture rien, et les dates de prochaine et de dernière visite ne bougent pas toutes seules.

Revenir en arrière

Il n’y a aucune extourne côté client

Changer le statut → Annulé bascule une étiquette et n’annule pas le solde du client ni l’écriture comptable. Supprimer masque le document et laisse les deux derrière.

Pour les factures, Annulé n’est même pas proposé dans la liste.

L’exception est une facture émise par une vente à crédit. Annuler la vente annule sa facture et retire bel et bien la dette du compte du client — à condition qu’aucun paiement ne lui ait été affecté. Voir ventes à crédit.

La vraie mécanique d’extourne n’existe que pour les factures et paiements fournisseurs. Côté client, la correction la moins mauvaise est un avoir — en gardant à l’esprit qu’il ne soldera pas la facture d’origine.

Une remarque sur les forfaits

Le menu marque ces écrans comme Professionnel, mais le serveur autorise les factures et les paiements dès Standard. Malheureusement les boutons sont contrôlés par une permission de niveau Professionnel, donc en Standard et en Croissance vous pouvez ouvrir ces écrans et n’y trouver aucun bouton Nouveau, Comptabiliser ou Supprimer. En pratique il vous faut le Professionnel.

Voir aussi

• Facturer un client
• Ventes à crédit
• Être payé en ligne
• Dépannage des factures et des paiements en ligne
• Rapports financiers
• Mettre en place vos comptes