Bons de commande

Où

Transactions d'achat → Bons de commande

Forfait

Croissance et plus

Permission

Purchasing → Purchase Order

Comment créer un bon de commande

1. Allez dans Transactions d’achat → Bons de commande.
2. Cliquez sur Nouvelle commande.
3. Choisissez l’Emplacement où les marchandises arrivent.
4. Choisissez le Fournisseur.
5. Renseignez la Date de commande et, si vous la connaissez, la Date de livraison.
6. Sous Produits, cliquez sur Ajouter un produit et choisissez votre premier article. Son coût unitaire est repris du prix que vous payez habituellement — modifiez-le si cette commande est différente.
7. Saisissez la Quantité. Ajoutez une Remise ou une Taxe sur la ligne si elles s’appliquent.
8. Répétez pour chaque article.
9. Cliquez sur Enregistrer le brouillon si vous n’avez pas fini, ou sur Enregistrer et envoyer pour passer la commande.

Le numéro de commande (PO-YYYYMMDD-HHMMSS-NNNNNN) est créé pour vous. Les totaux aussi — les chiffres affichés pendant la saisie sont un aperçu, et les montants définitifs sont calculés sur le serveur lors de l’enregistrement.

Comment envoyer une commande enregistrée en brouillon

1. Trouvez la commande dans la liste.
2. Ouvrez son menu de ligne et cliquez sur Envoyer.

Le statut passe de Brouillon à En attente. Si votre entreprise utilise les approbations et que cette commande en nécessite une, elle restera plutôt sur En attente d’approbation jusqu’à ce que quelqu’un décide.

Comment enregistrer la confirmation du fournisseur

Quand le fournisseur revient vers vous et confirme ce qu’il va réellement livrer, et quand :

1. Trouvez la commande et cliquez sur Confirmer dans son menu de ligne.
2. La fenêtre Confirmation du fournisseur affiche pour chaque ligne la Qté demandée et le Coût unitaire demandé à côté des cases Qté promise et Coût unitaire promis.
3. Modifiez ce que le fournisseur a changé, et renseignez la Date de livraison promise.
4. Enregistrez.

Cela enregistre ce qui a été promis sans modifier ce que vous aviez demandé à l’origine, afin que vous puissiez voir plus tard où un fournisseur n’a pas tenu. Vous pouvez confirmer à nouveau s’il révise sa réponse.

Comment clôturer une commande

• Une commande se termine d’elle-même une fois que vous avez reçu chaque article en totalité.
• Pour en clôturer une par anticipation — le fournisseur ne peut livrer qu’une partie et vous ne voulez pas le reste — ouvrez le menu de ligne et cliquez sur Terminer.

Comment annuler une commande

1. Ouvrez le menu de ligne et cliquez sur Annuler.
2. Saisissez un Motif si vous voulez qu’il soit consigné, et confirmez.

L’annulation échoue si quelque chose a déjà été réceptionné

S’il existe ne serait-ce qu’une réception de marchandises rattachée à la commande, l’annulation est refusée avec un message vous demandant d’annuler d’abord ces réceptions. Chose agaçante, vous ne l’apprenez qu’après avoir saisi le motif — le bouton ne le sait pas à l’avance.

L’annulation est irréversible.

Comment supprimer une commande

Seul un brouillon peut être supprimé. Ouvrez le menu de ligne, cliquez sur Supprimer et confirmez. L’enregistrement est masqué plutôt qu’effacé, de sorte que votre numérotation reste intacte.

Ce que créer un bon de commande fait — et ne fait pas

Stock	Rien. Aucun stock ne bouge, et la commande n’apparaît pas comme entrante.
Comptes	Rien. Aucune écriture n’est comptabilisée nulle part.
Le fournisseur	Rien d’automatique. L’envoi marque la commande comme envoyée ; utilisez Imprimer ou Envoyer pour la lui faire parvenir réellement.

Tout ce qui est réel se passe à la réception de marchandises.

Approbations

Si votre entreprise a activé les approbations pour les bons de commande, le contrôle se déclenche à un seul moment : quand vous envoyez un brouillon. Aucune autre action n’est vérifiée.

Qu’il se déclenche ou non dépend de la configuration de votre entreprise — il peut être entièrement désactivé, actif pour chaque commande, ou actif seulement au-dessus d’un montant que vous choisissez. Les commandes sous le seuil d’approbation automatique ne sont jamais contrôlées. Les approbations pour les bons de commande nécessitent le forfait Croissance ; en dessous, les commandes partent toujours directement.

Rejeter une commande l’annule définitivement

Si un approbateur rejette un bon de commande, il n’est pas renvoyé pour modification — il est purement et simplement annulé, avec le motif « rejeté dans le circuit d’approbation ». Annulé est définitif. La commande ne peut pas être corrigée et soumise à nouveau ; quelqu’un doit en créer une nouvelle.

Points de vigilance

• Une commande envoyée ne peut jamais être modifiée. Il n’y a ni avenant ni révision. Annulez-la et créez-en une nouvelle.
• Modifier un brouillon remplace toutes ses lignes. Tout lien vers une ligne individuelle est perdu.
• Deux statuts que vous verrez dans le filtre ne peuvent jamais se produire — En attente de confirmation et En cours sont valides dans le système mais rien dans l’application ne peut les définir. Filtrer sur l’un ou l’autre ne renvoie jamais rien.
• La case fournisseur peut rester vide si votre entreprise a désactivé le paramètre qui en exige un. Le serveur n’impose jamais de fournisseur.
• Une remise très importante peut produire un total de ligne négatif. L’aperçu à l’écran s’arrête à zéro, mais pas le chiffre enregistré : le montant obtenu peut donc différer de ce que vous avez vu.
• De vieux brouillons peuvent devenir lecture seule tout seuls. Un paramètre appelé Stock Posting Open Days — un paramètre d’inventaire — régit aussi jusqu’à quand un bon de commande reste modifiable. Si quelqu’un le règle bas, les vieux brouillons se figent.

Voir aussi

• Réceptionner des marchandises — là où le stock et l’argent bougent réellement
• Commandes ouvertes — les accords permanents
• Approbations