Acheter et réceptionner
Les achats se trouvent sous Transactions d’achat dans le menu. Les fournisseurs eux-mêmes sont sous Organisation → Fournisseurs, et leur règlement se fait dans Finances.
La plupart des commerces n’ont besoin que de deux d’entre eux :
- Vous achetez au comptoir et payez sur place ? Utilisez un achat instantané. Un seul écran, c’est fait.
- Vous commandez à un fournisseur qui livrera plus tard ? Créez un bon de commande, puis une réception de marchandises à l’arrivée des marchandises.
Tout le reste de cette page concerne les organisations plus importantes.
Quel document pour quel travail
Section intitulée « Quel document pour quel travail »| Vous voulez | Utilisez |
|---|---|
| Acheter au comptoir et payer tout de suite | Achats instantanés |
| Commander des marchandises pour livraison ultérieure | Bons de commande |
| Enregistrer des marchandises arrivées | Réceptions de marchandises |
| Demander à votre siège l’autorisation d’acheter | Demandes d’achat |
| Obtenir des prix de plusieurs fournisseurs avant de choisir | Demandes de devis |
| Convenir d’un prix à l’année et tirer dessus | Commandes ouvertes |
| Renvoyer des marchandises défectueuses ou erronées | Retours fournisseurs |
| Faire expédier directement au client par le fournisseur | Commandes en dropshipping |
| Noter à qui vous achetez, et à quel prix | Fournisseurs |
La règle qui explique tout
Section intitulée « La règle qui explique tout »Une conséquence pratique à connaître très tôt : une commande que vous avez passée n’apparaît nulle part comme du stock en route vers vous. Si vous vous demandez pourquoi un article commandé est toujours en rupture, c’est pour cela.
L’ordre dans lequel procéder
Section intitulée « L’ordre dans lequel procéder »Pour une chaîne d’approvisionnement complète — la plupart des commerces n’utilisent que les deux dernières étapes :
- Demande d’achat — quelqu’un demande à acheter quelque chose. Approuvée en interne.
- Demande de devis — vous collectez des prix auprès des fournisseurs et désignez un gagnant.
- Bon de commande — vous passez la commande. (← la plupart des commerces commencent ici)
- Réception de marchandises — les marchandises arrivent et vous les enregistrez. (← le stock et les comptes bougent ici)
- Facture fournisseur et paiement — vous payez, dans Finances.
Chaque étape peut être sautée. Une réception de marchandises n’a pas besoin d’un bon de commande ; un bon de commande n’a pas besoin d’une demande d’achat.
Forfaits
Section intitulée « Forfaits »| Forfait | |
|---|---|
| Achats instantanés, Fournisseurs | Tous les forfaits |
| Bons de commande, Réceptions de marchandises, Retours fournisseurs | Croissance |
| Demandes d’achat, Demandes de devis, Commandes ouvertes, Dropshipping, Fiches d’évaluation fournisseurs | Professionnel |
Deux choses à savoir avant de commencer
Section intitulée « Deux choses à savoir avant de commencer »- Les écrans d’achat nécessitent une connexion internet. Contrairement à la caisse, rien dans Transactions d’achat ne fonctionne hors ligne — vous ne pouvez ni enregistrer, ni valider, ni annuler un document d’achat sans connexion. Vous pouvez toujours parcourir les produits.
- Presque tous les documents ne se modifient qu’à l’état de brouillon. Une fois un bon de commande envoyé ou une réception validée, la seule façon de changer quelque chose est d’annuler et de recommencer.